5+ Tips Efektif Audit pada Biaya Tambahan Pengiriman Barang

Biaya tambahan pengiriman barang atau yang sering disebut surcharge kerap menjadi pos pengeluaran yang luput dari perhatian. Padahal, jika dibiarkan tanpa audit rutin, biaya-biaya kecil ini bisa menumpuk dan menggerus anggaran logistik.

Bagi pelaku usaha yang rutin mengirim barang antar pulau, memahami dan mengaudit tips audit biaya tambahan pengiriman barang sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional. Artikel ini merangkum tips praktis yang bisa langsung diterapkan.

Tips Praktis untuk Melakukan Audit Biaya Tambahan Pengiriman Barang secara Efektif

1. Buat Daftar Standar Biaya Tambahan

Susun daftar lengkap jenis biaya tambahan yang berlaku sesuai kontrak atau kesepakatan dengan pihak ekspedisi. Tanpa daftar ini, proses audit tidak akan punya acuan yang jelas.

Contoh Biaya Standar

Beberapa biaya tambahan yang umum ditemukan dalam pengiriman barang antar pulau antara lain:

• Fuel surcharge atau biaya bahan bakar yang biasanya dihitung sebagai persentase dari tarif dasar
• Biaya area terpencil atau remote area fee untuk tujuan yang sulit dijangkau
• Waiting time atau biaya tunggu saat proses bongkar muat melebihi batas waktu yang disepakati
• Demurrage atau denda keterlambatan pengembalian kontainer
• Biaya pengembalian barang (return fee) jika kiriman gagal tersampaikan

Tindakan

• Minta daftar resmi biaya tambahan dari ekspedisi secara tertulis
• Bandingkan daftar tersebut dengan invoice yang diterima setiap periode
• Tandai setiap item biaya yang tidak ada dalam kesepakatan awal sebagai temuan audit

2. Rekonsiliasi Berat dan Dimensi

Salah satu sumber biaya tambahan yang paling sering tidak disadari adalah selisih antara berat aktual dan berat volumetrik. Ekspedisi umumnya menghitung tarif berdasarkan nilai tertinggi di antara keduanya.

Tips Audit

• Timbang ulang dan ukur dimensi barang sebelum diserahkan ke ekspedisi
• Hitung berat volumetrik secara mandiri menggunakan rumus: panjang x lebar x tinggi (cm) dibagi dengan angka pembagi yang berlaku, biasanya 4.000 untuk jalur darat dan laut
• Bandingkan hasil perhitungan mandiri dengan tagihan yang diterima dari ekspedisi

Gunakan Toleransi

Selisih kecil antara hasil ukur internal dan hasil ukur ekspedisi masih dalam batas wajar. Namun jika selisihnya konsisten dan signifikan di banyak pengiriman, hal itu perlu dikomunikasikan langsung ke pihak ekspedisi untuk klarifikasi.

3. Validasi Biaya Area Terpencil

Remote area fee atau biaya area terpencil adalah salah satu pos rawan tidak terverifikasi. Setiap ekspedisi memiliki definisi dan daftar area terpencil yang berbeda-beda.

Tips Audit

• Minta daftar kode pos atau wilayah yang masuk kategori area terpencil dari ekspedisi
• Cocokkan dengan tujuan pengiriman yang selama ini dikenakan biaya tersebut
• Simpan bukti pengiriman ke setiap tujuan sebagai dokumen pendukung saat perlu melakukan sanggahan

Waspada

Perubahan daftar area terpencil bisa terjadi tanpa pemberitahuan resmi, terutama setelah ekspedisi melakukan pembaruan tarif. Pastikan untuk meminta pembaruan daftar tersebut setiap kali ada perubahan tarif dari pihak ekspedisi.

4. Audit Fuel Surcharge secara Berkala

Fuel surcharge masuk komponen biaya yang paling dinamis karena nilainya mengikuti pergerakan harga bahan bakar. Tanpa pemantauan rutin, bisa jadi persentase yang dikenakan sudah tidak sesuai dengan kondisi harga BBM terkini.

Tips Audit

• Tanyakan kepada ekspedisi apakah fuel surcharge dihitung berdasarkan harga BBM bulanan atau menggunakan persentase tetap
• Bandingkan persentase yang dikenakan dengan kebijakan fuel surcharge yang tertulis dalam kontrak
• Jika menggunakan persentase dinamis, minta ekspedisi untuk melampirkan referensi harga BBM yang digunakan dalam setiap invoice

Nah, untuk memahami lebih jauh bagaimana komponen biaya seperti ini memengaruhi anggaran logistik, baca juga panduan cara menentukan anggaran logistik berdasarkan ukuran perusahaan.

5. Cek Biaya Waiting Time dan Demurrage

Biaya tunggu dan denda kontainer sering muncul akibat ketidaksiapan di sisi pengirim. Namun, tidak jarang pula muncul karena keterlambatan dari pihak ekspedisi atau pelabuhan yang justru dibebankan ke pengirim.

Tips Audit

• Catat waktu kedatangan armada, waktu mulai bongkar muat, dan waktu selesai di setiap pengiriman.
• Bandingkan catatan internal dengan laporan yang dilampirkan ekspedisi dalam invoice.
• Pastikan batas waktu free time yang berlaku sudah tertulis jelas dalam perjanjian kerja sama.

Strategi

• Koordinasikan jadwal bongkar muat dengan tim gudang agar armada tidak menunggu terlalu lama.
• Jika denda muncul akibat keterlambatan dari sisi pelabuhan atau ekspedisi, ajukan klaim dengan bukti catatan waktu yang dimiliki.

6. Gunakan Teknologi Audit

Proses audit manual memang bisa dilakukan, tetapi untuk volume pengiriman yang besar, pendekatan berbasis teknologi jauh lebih efisien dan minim kesalahan.

Beberapa langkah yang bisa diambil:

• Gunakan spreadsheet terstruktur untuk merekap semua invoice pengiriman dan memudahkan perbandingan antar periode.
• Pertimbangkan penggunaan software manajemen pengiriman yang bisa mengintegrasikan data berat, dimensi, tujuan, dan tarif secara otomatis.
• Manfaatkan fitur tracking real-time dari ekspedisi sebagai data pendukung untuk memverifikasi biaya waiting time atau keterlambatan.

Untuk gambaran lengkap tentang perencanaan logistik yang sistematis, simak juga artikel kami tentang cara menyusun timeline pengadaan logistik untuk bisnis.

7. Tinjau Biaya Pengembalian

Biaya pengembalian atau return fee sering kali tidak masuk dalam perhitungan awal karena dianggap jarang terjadi. 

Namun, dalam pengiriman antar pulau dengan volume tinggi, tingkat kegagalan pengiriman yang kecil sekalipun bisa menghasilkan akumulasi biaya cukup besar.

Beberapa hal yang perlu diperiksa:

• Pastikan tarif return fee sudah tercantum secara eksplisit dalam kontrak.
• Cek apakah biaya pengembalian yang ditagihkan sudah sesuai dengan jarak dan berat barang yang dikembalikan.
• Evaluasi apakah tingkat kegagalan pengiriman yang terjadi masih dalam batas wajar atau perlu ditangani dari sisi data alamat penerima.

Baca juga artikel tentang efek harga plastik naik terhadap logistik bisnis untuk memahami faktor eksternal lain yang turut memengaruhi biaya pengiriman barang saat ini.

Kenapa Harus Bekerja Sama dengan Mitralogistics?

Audit biaya tambahan akan lebih mudah dilakukan jika bekerja sama dengan ekspedisi yang transparan dan fleksibel dalam hal tarif. 

Mitralogistics hadir sebagai solusi pengiriman barang besar dan berat antar pulau yang mengutamakan kejujuran biaya dan kemudahan komunikasi.

1. Ahli di Barang Besar dan Berat

Mitralogistics memiliki pengalaman 10+ tahun dalam menangani pengiriman kargo berukuran besar dan berat ke seluruh Indonesia. 

Armada dan sistem penanganan barang dirancang untuk memastikan barang sampai dalam kondisi aman meski melewati jalur antar pulau yang panjang.

2. Negosiasi Tarif yang Fleksibel

Khusus pengiriman di atas 500 kg, Mitralogistics menyediakan tarif spesial yang bisa dikonsultasikan langsung dengan tim. Struktur tarif yang transparan membuat proses audit lebih mudah karena setiap komponen biaya sudah dijelaskan sejak awal.

3. Layanan End-to-End

Mulai dari penjemputan barang di lokasi, pengemasan jika diperlukan, pengiriman, hingga konfirmasi penerimaan di tujuan, semua ditangani oleh satu tim yang sama. Tidak ada biaya tersembunyi yang muncul di tengah proses karena seluruh alur layanan sudah dikomunikasikan sejak awal.

Cek estimasi biaya pengiriman langsung melalui halaman jasa pengiriman barang Mitralogistics sebelum memutuskan.

4. Keamanan dengan Proteksi Asuransi

Setiap pengiriman melalui Mitralogistics bisa dilindungi dengan asuransi kargo dengan premi 0,20% dari nilai barang. Proteksi ini memberikan ketenangan tambahan, terutama untuk pengiriman barang bernilai tinggi dalam jarak jauh.

5. Transparansi dan Tracking Mudah

Mitralogistics menggunakan sistem tracking digital yang memberikan pembaruan status pengiriman secara otomatis di setiap titik checkpoint. 

Setiap pengirim juga didampingi oleh satu sales support tetap yang aktif memantau perjalanan barang dari pick-up hingga tiba di tujuan.

Yuk, konsultasikan kebutuhan pengiriman barang bersama tim Mitralogistics sekarang dan pastikan setiap rupiah dalam anggaran logistik digunakan secara optimal!