5 Manfaat Digitalisasi Procurement untuk Logistik Bisnis

Jika Anda pernah mengalami keos saat mengurus pembelian barang untuk operasional bisnis, pasti paham betapa melelahkannya itu. 

Harus koordinasi dengan puluhan supplier, cek status pengiriman satu per satu lewat WhatsApp, dan pusing mengelola invoice yang menumpuk.

Kabar baiknya, sekarang ada solusi digitalisasi procurement yang memudahkan sistem logistik bisnis. Apakah itu dan mengapa perannya sangat penting untuk bisnis logistik?

Simak pembahasan lengkapnya sampai akhir, ya! 

Tren Digitalisasi Procurement dalam Bisnis

Digitalisasi procurement pada dasarnya adalah mengubah proses pengadaan yang tadinya manual menjadi otomatis dan terstruktur menggunakan teknologi. 

Mulai dari mencari supplier, pesan barang, bayar, sampai evaluasi performa vendor, semuanya bisa dilakukan secara digital.

Beberapa tahun terakhir, semakin banyak perusahaan yang beralih ke platform e-procurement, sistem manajemen gudang berbasis cloud, sampai menggunakan AI untuk membantu ambil keputusan. 

Menurut laman O8 Agency, perusahaan yang sudah menerapkan digitalisasi procurement rata-rata dapat meningkatkan efisiensi operasional hingga 40% dan memangkas biaya pengadaan sebesar 30%.

Angka penghematan dan efisiensi sebesar ini jelas menjadi angin segar bagi industri dengan ritme kerja yang serba cepat seperti sektor logistik.

Sebab, teknologi memudahkan perusahaan jasa pengiriman barang merespons customer lebih cepat, menekan biaya operasional, dan meningkatkan kualitas layanan.

Manfaat Digitalisasi Procurement untuk Logistik Bisnis

1. Peningkatan Efisiensi dan Transparansi Operasional

Approve ratusan purchase order secara manual setiap hari itu melelahkan. Ditambah harus bolak-balik kontak supplier untuk mengecek status pengiriman. 

Belum lagi membuat laporan pengadaan pakai Excel yang datanya harus mengambil dari berbagai sumber. Prosesnya memakan waktu dan energi yang seharusnya bisa dialokasikan untuk hal strategis lain.

Nah, dengan adanya sistem digital, hampir semua proses tersebut dapat diotomatisasi. Mulai dari permintaan pembelian, hingga approval dan tracking pengiriman. Hemat waktu, dan yang penting, minim human error yang bisa berakibat fatal.

Setiap transaksi pun tercatat rapi dan bisa diakses orang-orang tertentu.

Jadi kalau ada yang tanya “Kok belum sampai barangnya?”, Anda tinggal cek sistem, beres. Tidak perlu tanya sana-sini atau buka-buka arsip fisik yang entah ada di mana.

Sistem ini sangat berguna saat periode sibuk macam Ramadan. Anda bisa langsung menemukan masalah di rantai pasok dan mengambil tindakan sebelum menjadi besar.

Jika ingin tahu strategi lebih lengkap menghadapi periode ini, cek artikel kami tentang strategi logistik Ramadan.

2. Optimalisasi Biaya

Sistem digital dapat menganalisa data pembelian Anda dari waktu ke waktu, selanjutnya memberikan insight tentang supplier mana yang harganya terbaik, atau barang apa yang sebaiknya dibeli dalam jumlah besar supaya mendapatkan diskon.

Biaya administrasi pun dapat dihemat. Coba hitung berapa banyak uang yang keluar hanya untuk print dokumen, kirim-kirim surat, atau bayar orang khusus handle filing? Sistem digital menghilangkan sebagian besar biaya itu.

Apalagi bila diintegrasikan dengan software akuntansi, pelacakan biaya bisa menjadi lebih real-time dan akurat.

Anda bisa tau persis berapa budget yang sudah terpakai, berapa yang masih ada, dan bisa mengalokasikan dana lebih strategis.

3. Visibilitas Rantai Pasok Real-Time

Platform digital memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh rantai pasok. Mulai dari barang masih berada di supplier, dalam perjalanan, hingga masuk gudang, semuanya dapat dipantau secara real-time. 

Anda bahkan bisa memprediksi waktu kedatangan sehingga perencanaan kapasitas dan pengelolaan ekspektasi pelanggan lebih mudah.

Jika ada masalah, misalnya supplier telat kirim atau cuaca buruk bikin pengiriman tertunda, sistem bisa langsung memberikan notifikasi peringatan. Anda pun bisa segera ambil langkah mitigasi. 

Hal ini sangat penting terutama saat harus mengatasi kendala pengiriman barang saat Ramadan yang volume ordernya melonjak tinggi.

4. Manajemen Vendor dan Risiko

Apabila bisnis memiliki puluhan atau bahkan ratusan supplier, pengelolaannya pasti lebih susah. Sebab itu, perlu ada sistem untuk melacak mana vendor yang andal, mana yang sering terlambat, dan mana yang kualitasnya konsisten.

Menggunakan sistem digitalisasi, Anda bisa mengevaluasi vendor menggunakan metrik yang jelas, misal on-time delivery rate, kualitas barang, responsivitas, dan harga. 

Database vendor yang terdigitalisasi juga mempermudah proses onboarding supplier baru dan verifikasi kredibilitas mereka.

Kemudian dari sisi manajemen risiko, sistem juga dapat memberikan peringatan jika Anda terlalu bergantung pada satu supplier tertentu. 

Diversifikasi vendor ini akan membuat bisnis lebih tangguh menghadapi gangguan, baik itu bencana alam, kondisi politik, maupun krisis ekonomi.

5. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Sistem digital bisa mengumpulkan data tentang pola pembelian, performa vendor, tren harga, demand customer, dan banyak lagi. 

Analytics tools bisa memberikan insight yang dapat dieksekusi, misalnya prediksi kapan harga BBM bakal naik jadi Anda bisa antisipasi, atau identifikasi produk seasonal yang butuh strategi procurement berbeda.

Selain itu, dashboard real-time bisa memberikan gambaran lengkap soal KPI procurement, misal berapa lama cycle time, lead time supplier, akurasi PO, dan cost savings yang berhasil dicapai.

Contoh Nyata Digitalisasi Procurement dalam Logistik Bisnis

1. E-Procurement dan B2B Marketplace

Platform SAP Ariba, Coupa, atau marketplace B2B semacam Alibaba sudah mengubah cara perusahaan logistik dealing dengan supplier. 

Daripada nego lewat email atau telepon yang memakan waktu, sekarang kita bisa membandingkan penawaran dari banyak vendor dalam satu platform, membuat tender elektronik, dan selesaikan transaksi dengan beberapa klik saja.

Bagi kebutuhan yang lebih spesifik, banyak juga perusahaan logistik menggunakan aplikasi purchasing terbaik yang bisa dikustomisasi sesuai workflow mereka. Platform ini dapat mengintegrasikan purchase requisition, approval workflow, katalog supplier, hingga invoice matching dalam satu sistem.

2. Sistem Manajemen Gudang Berbasis Digital (WMS)

Warehouse Management System (WMS) mengoptimasi seluruh operasional gudang.

Sistem akan menggunakan barcode atau RFID untuk track pergerakan barang dengan akurat, mengatur penyimpanan menggunakan algoritma yang minimalisir waktu picking, dan mengintegrasikan data inventory dengan sistem procurement. 

Ketika stok mencapai reorder point, WMS dapat diatur otomatis membuat Purchase Order (PO) ke supplier. Kehabisan stok yang berpotensi mengganggu operasional pun bisa dihindari.

Misalnya, bagi perusahaan yang mengelola pengiriman antar pulau bersama Mitralogistics, integrasi antara WMS dan transportation management system memastikan barang yang tepat berada di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat.

3. Pelacakan Kargo Real-Time Berbasis IoT

Sensor GPS dan IoT yang dipasang di kontainer atau truk sekarang tidak hanya melacak lokasi. Mereka juga memantau kondisi kargo, meliputi suhu, kelembaban, dan getaran.

Kemudian, untuk bisnis yang mengangkut barang sensitif, seperti obat-obatan atau makanan, data ini sangat dibutuhkan dalam menjaga kualitas selama pengiriman. 

Selain itu, informasi real-time juga dapat mengoptimasi rute secara dinamis untuk menghindari kemacetan atau jalur bermasalah. Akhirnya, menghemat konsumsi bahan bakar dan meningkatkan ketepatan waktu pengiriman.

4. Software Akuntansi All-in-One

Procurement tidak bisa dipisahkan dari aspek finansial. Software akuntansi Kledo, misalnya, mengintegrasikan purchasing, manajemen inventori, dan akuntansi dalam satu platform.

Ketika purchase order dibuat, sistem otomatis memperbarui budget tracking. Saat barang diterima, stok inventory bertambah dan accounts payable tercatat otomatis.

Integrasi ini menghilangkan manual data entry yang rawan kesalahan dan memberikan pemantauan real-time terhadap kondisi keuangan perusahaan.

Menariknya dari Kledo, platform ini juga bisa terintegrasi dengan marketplace, seperti Shopee dan Tokopedia, serta payment gateway seperti Xendit dan Midtrans. 

Fitur multi gudang dan multi cabang sangat membantu perusahaan logistik yang beroperasi di berbagai lokasi. 

Selain itu, Kledo juga memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengakses ke 50+ laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan masih banyak lagi.

5. Chatbot AI untuk Vendor

Beberapa perusahaan logistik sudah menggunakan chatbot AI untuk otomasi komunikasi rutin dengan vendor. Chatbot bisa menjawab pertanyaan umum tentang status PO, kebijakan payment, atau syarat delivery tanpa perlu melibatkan staf procurement.

Sementara untuk komunikasi yang kompleks, AI bisa screening awal dan menyerahkan departemen atau orang yang tepat. Dengan begitu, operasional lebih efisien, sekaligus kasih pengalaman terbaik untuk vendor, yang long term bisa memperkuat relasi bisnis.

Adaptasi terhadap Perkembangan adalah Kunci untuk Bisnis yang Terus Bertahan dan Berdampak

Digitalisasi procurement membawa perubahan fundamental dalam cara bisnis logistik beroperasi. Manfaat yang ditawarkan dari efisiensi hingga pengambilan keputusan berbasis data memberikan keunggulan kompetitif di pasar.

Namun perlu diingat, teknologi hanyalah alat. Implementasi yang sukses membutuhkan perubahan mindset, pelatihan SDM, dan komitmen dari seluruh organisasi. 

Mulailah dengan mengidentifikasi pain point terbesar dalam proses procurement Anda saat ini, kemudian pilih solusi digital yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.

Di industri logistik, kemampuan beradaptasi dengan perkembangan teknologi sudah menjadi syarat untuk bertahan. 

Perusahaan yang mengadopsi digitalisasi sekarang akan menjadi pemimpin pasar di masa depan. Sementara yang menunda, akan kesulitan mengejar ketertinggalan.

Apakah bisnis Anda sudah siap untuk transformasi digital? Mari mulai dari langkah kecil, ukur hasilnya, lalu tingkatkan secara bertahap.