Tim procurement biasanya sangat teliti soal kualitas produk. Spesifikasi diperiksa, sampel diuji, sertifikasi diverifikasi. Namun, hal yang sering terlewat adalah cara supplier tersebut mengirimkan produknya.
Daftar Isi
Padahal, produk terbaik di dunia tidak ada artinya jika tidak sampai tepat waktu atau rusak dalam perjalanan. Karena itu, panduan ini akan membantu Anda menetapkan standar logistik yang jelas saat mengevaluasi supplier.
Mengapa Kapabilitas Logistik Supplier Sama Pentingnya dengan Kualitas Produknya?
Pola yang Berulang: Produk Bagus, Logistik Buruk, Rantai Pasok Tetap Terganggu
Supplier lolos uji kualitas produk dengan nilai tinggi. Kontrak ditandatangani. Namun, beberapa bulan kemudian, masalah mulai muncul. Bukan dari produknya, melainkan dari pengirimannya.
Keterlambatan berulang, dokumentasi yang tidak lengkap, atau kerusakan akibat packing yang tidak sesuai standar. Produknya tetap bagus. Namun, rantai pasok Anda terganggu karena masalah yang sebenarnya bisa dideteksi sejak awal jika logistik ikut dievaluasi.
Kesalahan Umum Procurement: Mengevaluasi Produk tapi Mengabaikan Pengiriman
Kesalahan ini terjadi karena evaluasi produk dan evaluasi pengiriman dianggap dua hal yang berbeda. Padahal, keduanya adalah satu paket yang sama-sama menentukan apakah supplier bisa diandalkan atau tidak.
Akibatnya, banyak proses vendor assessment tidak pernah menanyakan “bagaimana cara produk ini akan sampai ke kita”. Inilah celah yang sering menjadi sumber gangguan rantai pasok di kemudian hari.
5 Standar Logistik Minimum yang Harus Dipenuhi Supplier
Standar 1: On-Time Delivery Rate, Angka Minimum yang Bisa Diterima
OTD adalah metrik dasar untuk menilai keandalan pengiriman supplier.
Tetapkan standar minimum 90 persen untuk supplier reguler dan 95 persen untuk supplier dengan komponen kritis yang berdampak pada lini produksi Anda.
Minta data historis tiga bulan terakhir sebagai bukti.
Standar 2: Dokumentasi Pengiriman, Apa yang Harus Selalu Tersedia
Supplier yang andal harus bisa menyediakan dokumentasi lengkap untuk setiap pengiriman, mencakup:
- Surat jalan dan packing list yang sesuai dengan PO.
- Proof of Delivery dengan bukti penerimaan yang jelas.
- Dokumen kualitas atau sertifikasi jika produk membutuhkannya.
- Catatan klaim jika pernah ada insiden kerusakan atau kekurangan barang.
Standar 3: Responsiveness, Seberapa Cepat Supplier Merespons Masalah Pengiriman
Masalah pengiriman pasti akan terjadi, cepat atau lambat. Namun, yang membedakan supplier baik dan buruk adalah kecepatan dan kejelasan mereka merespon saat itu terjadi.
Standarnya adalah respon awal dalam 4 jam di hari kerja dan rencana penyelesaian dalam 24 jam. Supplier yang butuh berhari-hari hanya untuk merespons pertanyaan sederhana akan menjadi masalah besar saat krisis sungguhan terjadi.
Standar 4: Packaging dan Handling, Standar yang Melindungi Produk dalam Transit
Kualitas produk bisa rusak total karena packaging yang tidak sesuai, terlepas dari seberapa baik produk itu dibuat. Evaluasi supplier memiliki standar packing yang sesuai dengan karakteristik produk atau tidak, utamanya untuk barang yang sensitif terhadap getaran, suhu, atau kelembapan.
Tanyakan pula bagaimana mereka mengemas produk untuk pengiriman jarak jauh atau antarpulau? Apakah ada perbedaan standar untuk pengiriman darat versus laut?
Standar 5: Kapasitas dan Fleksibilitas, Bisakah Supplier Mengikuti Lonjakan Volume?
Supplier yang baik untuk volume kecil belum tentu siap saat kebutuhan Anda meningkat tiba-tiba. Tanyakan kapasitas maksimum pengiriman mereka per periode, dan apakah mereka punya rencana cadangan jika volume naik di atas rata-rata.
Cara Memasukkan Standar Logistik dalam Proses Vendor Assessment
Pertanyaan yang Harus Diajukan ke Supplier tentang Sistem Logistiknya
Saat proses evaluasi awal, Anda bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
- Berapa OTD rata-rata Anda dalam tiga bulan terakhir, bisa ditunjukkan datanya?
- Ekspedisi apa yang Anda gunakan, dan apakah Anda memiliki vendor cadangan?
- Bagaimana standar packing untuk produk yang akan kami pesan?
- Berapa lama waktu respons jika ada masalah pengiriman?
- Apa yang terjadi jika ada keterlambatan, apakah ada kompensasi atau prosedur yang jelas?
Pertanyaan yang sama ini, dengan sedikit penyesuaian, juga relevan saat Anda mengevaluasi ekspedisi untuk kebutuhan internal Anda sendiri.
Pertanyaan yang sama bisa diterapkan untuk mengevaluasi kapabilitas logistik supplier sehingga satu kerangka evaluasi bisa digunakan untuk dua kebutuhan berbeda.
Cara Memverifikasi Klaim Logistik Supplier Sebelum Kontrak Ditandatangani
Jangan hanya percaya pada jawaban verbal. Verifikasi dengan langkah berikut:
- Minta referensi klien lain yang sudah menggunakan layanan supplier minimal enam bulan.
- Lakukan uji coba kecil sebelum komitmen volume besar untuk melihat langsung kualitas pengiriman mereka.
- Periksa dokumen legalitas ekspedisi yang digunakan supplier, terutama jika mereka menggunakan vendor pihak ketiga.
- Cek riwayat keterlambatan melalui klien sebelumnya.
Verifikasi ini memang membutuhkan waktu lebih di awal, tetapi efektif dibandingkan menanggung gangguan rantai pasok setelah kontrak berjalan.
Template Scorecard Evaluasi Logistik Supplier
Gunakan scorecard sederhana ini untuk menilai setiap supplier:
| Kriteria | Bobot | Skor (1-5) | Skor Berbobot |
| OTD historis | 30% | ||
| Kelengkapan dokumentasi | 20% | ||
| Kecepatan respons masalah | 20% | ||
| Standar packaging | 15% | ||
| Kapasitas dan fleksibilitas | 15% | ||
| Total | 100% |
Skor di atas 4,0 berarti supplier layak dipertahankan tanpa catatan khusus. Skor 3,0 hingga 3,9 berarti perlu klausul perbaikan dalam kontrak. Skor di bawah 3,0 berarti risiko terlalu besar untuk dilanjutkan tanpa mitigasi tambahan.
KPI yang digunakan dalam scorecard ini bukan hal baru. KPI yang sama berlaku untuk mengukur performa logistik supplier Anda, sama seperti yang digunakan untuk memantau kinerja ekspedisi pada umumnya.
Kemampuan logistik supplier merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan. Jika sistem logistiknya tidak memadai, risiko keterlambatan pasokan akan meningkat dan dapat mengganggu operasional bisnis.
Jika supplier Anda kesulitan memenuhi standar logistik minimum di atas, atau jika Anda sendiri membutuhkan mitra ekspedisi yang andal untuk distribusi internal, layanan pengiriman barang Mitralogistics bisa menjadi solusi yang memenuhi standar-standar tersebut.
FAQ
Standar logistik apa yang harus dimiliki supplier dalam rantai pasok bisnis?
Lima standar minimum yang harus dipenuhi adalah on-time delivery rate minimal 90 persen, dokumentasi pengiriman yang lengkap dan konsisten, kecepatan respons saat ada masalah, standar packaging yang sesuai karakteristik produk, dan kapasitas yang cukup fleksibel untuk mengikuti lonjakan volume.
Bagaimana cara mengevaluasi kapabilitas pengiriman supplier sebelum kontrak?
Mulai dengan mengajukan pertanyaan spesifik tentang OTD, ekspedisi yang digunakan, dan standar packing mereka. Kemudian, verifikasi jawabannya melalui referensi klien lain, uji coba kecil sebelum komitmen volume besar, dan pengecekan riwayat keterlambatan. Gunakan scorecard agar evaluasi setiap supplier konsisten dan bisa dibandingkan secara objektif.
Apa risiko dari tidak mengevaluasi kemampuan logistik supplier?
Risikonya adalah rantai pasok Anda menjadi rentan terhadap gangguan yang sebenarnya bisa dicegah. Produk berkualitas tinggi tidak akan banyak membantu jika pengirimannya sering terlambat, dokumentasinya tidak lengkap, atau produknya rusak akibat handling yang buruk.
Penulis merupakan SEO Content Writer yang aktif sejak 2023 dan memiliki pengalaman menulis di berbagai platform digital. Melalui kolaborasi bersama Mitralogistics, penulis berfokus menyajikan konten informatif yang ringkas, relevan, dan mudah dipahami seputar logistik serta pengiriman barang.
#BeratBukanLagiMasalah, bersama Mitralogistics yang #BebasKeManaAja.
