Proses ekspedisi cargo melibatkan banyak tahapan mulai dari barang dijemput hingga sampai ke tangan penerima. Bagi pemula, memahami alur ini penting agar tidak bingung saat mengirim barang dalam jumlah besar.
Daftar Isi
Setiap tahap dalam ekspedisi cargo, seperti pickup, penyimpanan, hingga pengiriman akhir, memiliki peran penting untuk memastikan barang sampai dengan aman dan tepat waktu.
Simak panduan selengkapnya berikut ini!
Tahap 1: Pemesanan dan Penjadwalan Pickup
Proses ekspedisi cargo dimulai saat calon pengirim menghubungi vendor logistik untuk memesan layanan, baik melalui telepon, aplikasi, maupun kunjungan langsung ke kantor cabang.
Pada tahap ini, pengirim perlu memberikan informasi jenis barang, berat, dimensi, alamat asal, dan alamat tujuan.
Setelah pemesanan dikonfirmasi, vendor akan menjadwalkan waktu pickup sesuai kesepakatan dengan pengirim. Jadwal ini disesuaikan dengan kapasitas armada dan lokasi pengambilan barang, khususnya pada pengiriman skala bisnis dengan volume besar.
Tahap 2: Pickup dan Pengecekan Barang
Petugas ekspedisi mendatangi lokasi pengirim sesuai jadwal untuk mengambil barang.
Pada tahap pickup barang ini, petugas akan melakukan pengecekan kondisi fisik, jumlah kemasan, dan kesesuaian dengan dokumen pengiriman seperti packing list.
Pengecekan awal ini untuk menghindari sengketa terkait kondisi barang saat penyerahan. Beberapa vendor juga meminta pengirim menandatangani bukti serah terima awal sebagai catatan bahwa barang telah diambil dalam kondisi tertentu.
Tahap 3: Proses Sortir dan Konsolidasi di Gudang/Hub
Barang yang sudah dijemput kemudian dibawa ke gudang atau hub logistik terdekat untuk disortir berdasarkan tujuan pengiriman. Tahapan logistik ini digunakan vendor untuk menggabungkan beberapa pengiriman dengan rute yang sama ke dalam satu armada.
Proses konsolidasi juga mencakup pengecekan ulang label pengiriman dan pengelompokan barang sesuai jenis penanganan. Misalnya, barang mudah pecah atau barang dengan suhu khusus.
Tahap 4: Pengiriman Menuju Tujuan
Setelah proses sortir selesai, barang dikirim menuju kota atau daerah tujuan menggunakan moda transportasi yang sesuai, baik darat, laut, maupun udara.
Alur pengiriman cargo pada tahap ini bisa melibatkan satu atau beberapa hub perantara, tergantung jarak dan lokasi tujuan akhir.
Sementara untuk pengiriman antar pulau, barang transit terlebih dahulu di pelabuhan atau bandara sebelum melanjutkan perjalanan ke hub tujuan.
Tahap 5: Tracking dan Update Status Pengiriman
Selama barang dalam perjalanan, pengirim maupun penerima biasanya bisa memantau status pengiriman melalui nomor resi yang diberikan saat pickup.
Sistem tracking ini menampilkan posisi terkini barang, mulai dari proses keberangkatan, transit, hingga mendekati lokasi tujuan.
Update status real-time membantu penerima memperkirakan waktu kedatangan barang sehingga bisa menyiapkan tempat penyimpanan atau tenaga bongkar muat lebih awal.
Beberapa vendor juga mengirimkan notifikasi otomatis melalui SMS atau aplikasi setiap kali status pengiriman berubah.
Tahap 6: Serah Terima di Tujuan (Proof of Delivery)
Tahap terakhir dalam proses pengiriman adalah penyerahan barang kepada penerima di alamat tujuan. Petugas akan meminta penerima menandatangani proof of delivery (POD) sebagai bukti serah terima barang.
Sebelum menandatangani POD, penerima perlu memeriksa kondisi fisik barang untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kekurangan.
Jika ditemukan masalah, penerima sebaiknya mencatatnya pada dokumen tersebut sebagai bukti pendukung apabila perlu mengajukan klaim.
Sebagai gambaran, sebuah toko bahan bangunan di Semarang pernah menemukan kerusakan pada sebagian barang pesanan.
Namun, klaim sulit diproses karena POD telah ditandatangani tanpa catatan mengenai kondisi barang. Hal ini menunjukkan pentingnya pemeriksaan barang sebelum menandatangani bukti serah terima.
Selain pemeriksaan barang, kelengkapan dokumen juga berperan penting dalam proses pengiriman. Salah satunya adalah Bill of Lading yang digunakan untuk pengiriman cargo melalui jalur laut.
Berapa Lama Proses ini Biasanya Berlangsung?
Durasi keseluruhan proses ekspedisi cargo bervariasi tergantung jarak, moda transportasi, dan kompleksitas rute.
Pengiriman dalam kota dapat selesai dalam 1–2 hari kerja, sedangkan pengiriman antar pulau membutuhkan sekitar 3–7 hari kerja, tergantung ketersediaan kapal atau pesawat.
Cuaca, kepadatan lalu lintas di pelabuhan, dan customs clearance pada pengiriman internasional juga dapat memperpanjang waktu pengiriman. Karena itu, pemilik bisnis sebaiknya mengonfirmasi estimasi waktu pengiriman kepada vendor sebelum memilih layanan agar dapat menyesuaikan rencana operasional.
Bisnis yang membutuhkan pengiriman rutin dalam skala besar dapat mempertimbangkan layanan pengiriman B2B dengan alur terstruktur.
Sementara itu, kebutuhan pengiriman dengan volume lebih kecil dapat menggunakan jasa pengiriman barang yang menawarkan pilihan layanan lebih fleksibel.
FAQ Seputar Proses Ekspedisi Cargo
Apakah pengirim bisa memilih moda transportasi untuk pengiriman cargo?
Sebagian vendor menyediakan pilihan moda transportasi darat, laut, atau udara sesuai jarak dan anggaran pengirim. Pilihan moda juga disesuaikan dengan ketersediaan rute menuju wilayah tujuan.
Bagaimana jika barang rusak selama proses pengiriman?
Klaim kerusakan barang dapat diajukan dengan melampirkan dokumen POD dan bukti kondisi barang saat pickup. Kelengkapan dokumen tersebut membantu pihak vendor melakukan proses verifikasi dengan lebih cepat.
Apakah proses pickup bisa dijadwalkan di luar jam kerja?
Beberapa vendor menyediakan opsi pickup di luar jam kerja standar dengan biaya tambahan, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan ekspedisi.
Apa yang harus dilakukan jika status tracking tidak berubah dalam waktu lama?
Pengirim atau penerima dapat menghubungi layanan pelanggan vendor untuk menanyakan status terkini. Keterlambatan pembaruan pada sistem tracking dapat terjadi akibat kendala teknis pada platform.
Penulis merupakan SEO Content Writer yang aktif sejak 2023 dan memiliki pengalaman menulis di berbagai platform digital. Melalui kolaborasi bersama Mitralogistics, penulis berfokus menyajikan konten informatif yang ringkas, relevan, dan mudah dipahami seputar logistik serta pengiriman barang.
#BeratBukanLagiMasalah, bersama Mitralogistics yang #BebasKeManaAja.
