Pengiriman Spare Part Urgent untuk Pabrik yang Mesinnya Berhenti

Mesin produksi yang berhenti mendadak mengakibatkan pabrik harus segera mendapatkan spare part pengganti agar lini produksi kembali berjalan. 

Setiap jam henti mesin menimbulkan kerugian berupa target produksi yang meleset, upah pekerja yang tetap berjalan, dan risiko keterlambatan pesanan ke pelanggan.

Pengiriman spare part urgent umumnya dilakukan lewat jalur darat atau udara, dengan perbedaan pada kecepatan, biaya, dan jangkauan. 

Simak perbandingan kedua opsi tersebut serta cara menghitung biaya downtime berikut ini!

Biaya Downtime Mesin Pabrik dan Kenapa Moda Pengiriman Menentukan

Downtime adalah periode saat mesin atau lini produksi berhenti beroperasi.

Kerugiannya meliputi hilangnya output, upah operator yang tetap dibayarkan, denda keterlambatan, dan biaya lembur untuk mengejar target produksi. 

Pada lini yang saling terhubung, satu mesin downtime bahkan dapat menghambat seluruh proses.

Salah satu penyebab downtime adalah kerusakan komponen mesin yang membutuhkan penggantian spare part.

Namun, pengiriman spare part mesin bisa memakan waktu lebih lama daripada proses perbaikannya karena harus menunggu komponen tiba di lokasi pabrik.

Perbaikan mesin mungkin hanya membutuhkan beberapa jam, tetapi penghentian produksi bisa berlangsung berhari-hari selama spare part masih dalam perjalanan.

Oleh karena itu, moda pengiriman spare part turut menentukan durasi downtime dan besarnya kerugian yang ditanggung pabrik.

Moda Pengiriman Spare Part: Darat vs Udara

Moda pengiriman spare part tergantung urgensi kebutuhan, berat komponen, jarak pemasok, dan ketersediaan layanan. 

1. Pengiriman Darat Reguler

Pengiriman darat reguler cocok untuk spare part yang tidak membutuhkan penanganan secepat mungkin atau masih memiliki stok cadangan untuk menjaga produksi.

Biayanya lebih terjangkau dibandingkan pengiriman udara untuk komponen berat yang membutuhkan ruang muatan besar. Moda ini juga relevan untuk pengiriman antarkota yang terhubung melalui jaringan jalan darat.

Keterbatasannya terletak pada waktu tempuh yang dipengaruhi jarak, kondisi lalu lintas, jadwal keberangkatan, dan proses bongkar muat. 

Sebagai contoh, bila pemasok berada di Jakarta sedangkan pabrik berada di Medan, perjalanan darat membutuhkan waktu lebih panjang daripada pengiriman antarkota dalam satu pulau.

Oleh karena itu, pengiriman reguler hanya bisa dipertimbangkan apabila pabrik masih memiliki waktu untuk menunggu komponen tiba tanpa menimbulkan kerugian downtime yang terlalu besar.

2. Pengiriman Darat Ekspres

Pengiriman darat ekspres dapat dipertimbangkan saat pabrik membutuhkan komponen lebih cepat, tetapi pengiriman udara belum tentu diperlukan.

Layanan ini bergantung pada ketersediaan armada, rute, kapasitas muatan, dan jangkauan operasional penyedia ekspedisi. Pabrik perlu mengonfirmasi estimasi waktu tiba sebelum memilih layanan tersebut.

Satu hal yang perlu diperhatikan, istilah ekspres tidak berarti pengiriman langsung tanpa transit. Pastikan waktu penjemputan, keberangkatan, estimasi tiba, dan pengantaran ke lokasi pabrik sudah diperhitungkan.

3. Kargo Udara

Kargo udara dapat menjadi alternatif saat spare part harus segera tiba untuk mempercepat pemulihan produksi. Moda ini cocok untuk komponen bernilai tinggi, seperti sensor, modul elektronik, panel kontrol tertentu, dan bearing khusus yang dibutuhkan segera.

Namun, kargo udara memiliki batas berat dan dimensi sesuai ketentuan maskapai serta fasilitas penanganan. Misalnya, komponen berbobot 180 kg memerlukan konfirmasi kapasitas dan tarif sebelum pengiriman dilakukan.

Pabrik dapat mempelajari pilihan layanan dan faktor tarif melalui panduan tarif cargo udara.

4. Pengiriman Kombinasi Darat dan Udara

Pengiriman kombinasi memanfaatkan lebih dari satu moda untuk menyesuaikan kebutuhan biaya dan waktu. 

Spare part dapat diangkut melalui jalur darat menuju bandara, dilanjutkan dengan penerbangan, lalu dikirim kembali melalui jalur darat ke lokasi pabrik.

Skema ini relevan untuk pengiriman antarpulau yang membutuhkan kecepatan, tetapi tetap memerlukan pengantaran dari bandara menuju lokasi penerima.

Contoh Perhitungan: Biaya Kirim vs Biaya Downtime per Jam

Angka berikut hanya berupa ilustrasi untuk menunjukkan cara menghitung. Skenarionya adalah pabrik di Medan yang lini produksinya berhenti karena gearbox rusak, dengan penggantian seberat 180 kg dari pemasok di Jakarta. Kerugian akibat downtime diasumsikan Rp5.000.000 per jam.

Perhitungan tersebut mengasumsikan mesin berhenti selama seluruh waktu tunggu pengiriman dan langsung siap beroperasi setelah spare part tiba. Biaya pemasangan, pengujian, dan faktor operasional lainnya belum dimasukkan.

Pada ilustrasi ini, pengiriman udara memiliki ongkir tertinggi, tetapi total biaya terendah. Sebab, mesin dapat kembali beroperasi 48 jam lebih cepat dibandingkan darat ekspres dan 144 jam lebih cepat dibandingkan darat reguler.

Selisih ongkir antara udara dan darat ekspres adalah Rp4.500.000. Sementara itu, pengiriman udara menghemat waktu 48 jam.

Titik impas selisih ongkir tersebut dapat dihitung dengan membagi tambahan biaya pengiriman dengan waktu yang berhasil dihemat, yakni:

Rp4.500.000 ÷ 48 jam = Rp93.750 per jam.

Ini artinya, jika penghematan waktu mencapai 48 jam, biaya downtime yang dihindari bisa lebih besar daripada tambahan ongkir saat kerugian produksi melebihi Rp93.750 per jam. Pada kondisi tersebut, moda udara memberikan total biaya yang lebih hemat daripada darat ekspres.

Packing dan Dokumen Spare Part Bernilai Tinggi

Packing spare part harus disesuaikan dengan berat, bentuk, material, dan tingkat kerentanan komponen. Berikut beberapa langkah yang perlu diperhatikan:

• Bungkus komponen logam dengan pelindung anti karat atau plastik kedap udara.
• Gunakan peredam seperti foam atau bubble wrap pada rongga kemasan.
• Pakai peti kayu atau palet untuk komponen berat agar mudah diangkat dan tidak bersentuhan langsung dengan lantai kendaraan.
• Beri label yang jelas, termasuk tanda arah atas dan peringatan barang mudah rusak.
• Foto kondisi barang sebelum ditutup sebagai bukti bila terjadi klaim.

Sementara itu, dokumen yang lazim dibutuhkan meliputi invoice atau packing list yang mencantumkan jenis, jumlah, berat, dan nilai barang, serta data pengirim dan penerima yang lengkap.

Konsultasikan Pengiriman Spare Part Urgent ke Mitralogistics

Kerusakan mesin yang tidak segera ditangani dapat menimbulkan kerugian produksi yang terus bertambah. 

Oleh karena itu, pemilihan moda pengiriman spare part wajib mempertimbangkan urgensi kebutuhan, spesifikasi komponen, biaya logistik, dan estimasi waktu tiba.

Mitralogistics menyediakan layanan pengiriman B2B untuk kebutuhan distribusi bisnis, termasuk pengiriman komponen dan peralatan. 

Pilihan moda, kapasitas muatan, serta ketersediaan layanan untuk kebutuhan mendesak juga bisa disesuaikan berdasarkan rute dan spesifikasi barang.

Yuk, konsultasikan kebutuhan pengiriman spare part Anda dengan tim Mitralogistics sekarang!

FAQ Pengiriman Spare Part Urgent

Kapan sebaiknya menggunakan kargo udara untuk spare part mesin?

Kargo udara layak dipertimbangkan saat komponen dibutuhkan segera dan kerugian downtime berpotensi melebihi tambahan biaya pengiriman. Pastikan kapasitas, jadwal penerbangan, dan waktu pengantaran hingga pabrik sudah dikonfirmasi.

Apakah spare part mesin berbobot ratusan kilogram bisa dikirim melalui udara?

Bisa atau tidaknya bergantung pada dimensi, berat, jenis barang, kapasitas penanganan bandara, dan ketentuan maskapai. Konfirmasikan spesifikasi komponen kepada penyedia kargo sebelum menentukan moda.

Bagaimana cara menghitung biaya downtime mesin pabrik?

Hitung kerugian produksi per jam, biaya tenaga kerja tambahan, dan denda yang timbul selama mesin berhenti. Kalikan biaya tersebut dengan durasi downtime yang diperkirakan, lalu tambahkan biaya pengiriman dan komponen biaya relevan lainnya.

Apakah pengiriman darat ekspres selalu lebih cepat daripada darat reguler?

Tidak selalu. Waktu pengiriman bergantung pada ketersediaan armada, rute, jadwal keberangkatan, dan proses penanganan barang. Minta estimasi aktual untuk kedua layanan sebelum mengambil keputusan.

Apa saja yang perlu disiapkan untuk mengirim spare part urgent?

Siapkan informasi jenis komponen, berat, dimensi, nilai barang, alamat lengkap, dan tenggat waktu penerimaan. Selain itu, packing dengan aman, siapkan dokumen pengiriman, serta konfirmasi kebutuhan penanganan khusus yang dibutuhkan.

Faqihah Husnul

Penulis merupakan SEO Content Writer yang aktif sejak 2023 dan memiliki pengalaman menulis di berbagai platform digital. Melalui kolaborasi bersama Mitralogistics, penulis berfokus menyajikan konten informatif yang ringkas, relevan, dan mudah dipahami seputar logistik serta pengiriman barang.

#BeratBukanLagiMasalah, bersama Mitralogistics yang #BebasKeManaAja.