Banyak bisnis sudah merasa hemat karena memilih ekspedisi dengan tarif terendah. Namun, tidak mereka disadari, ada kerugian lain yang lebih besar dan tidak pernah masuk laporan keuangan.
Daftar Isi
Konsep ini disebut Total Cost of Poor Logistics (TCPL). Mari kita pahami selengkapnya di artikel ini!
Kenapa Biaya Logistik yang Terlihat Hanya Puncak Gunung Es?
Tiga Lapisan Biaya dalam Sistem Logistik: Langsung, Tidak Langsung, dan Tersembunyi
Kita bisa mengandaikan biaya logistik bekerja dalam tiga lapisan.
Lapisan pertama adalah biaya langsung, mencakup tagihan ekspedisi, klaim kerusakan, dan denda keterlambatan.
Semua ini tercatat di laporan dan mudah dihitung. Wajar kalau lapisan ini yang sering dievaluasi.
Lapisan kedua adalah biaya tidak langsung, mencakup waktu tim yang habis untuk menangani masalah pengiriman, kompensasi dadakan ke klien, dan lembur produksi karena bahan baku telat datang.
Biaya ini ada dan bisa dihitung, tetapi jarang dikaitkan langsung dengan kinerja logistik di laporan manajemen.
Lapisan ketiga adalah biaya tersembunyi, mencakup klien yang pergi tanpa komplain, deal yang batal karena reputasi pengiriman diragukan, dan peluang ekspansi yang dilewatkan karena logistik tidak siap.
Tidak ada satu pun dari ini yang masuk laporan. Namun dari sisi dampak bisnis, inilah lapisan termahal.
Kenapa Bisnis Cenderung Cuma Lihat Lapisan Pertama?
Sebab, sistem akuntansi memang dirancang untuk mencatat transaksi, bukan dampak tidak langsung yang timbul.
Selain itu, biaya lapisan kedua dan ketiga tersebar di banyak departemen. Sehingga, tidak ada yang melihatnya sebagai satu masalah dari logistik.
Hal ini mengakibatkan keputusan logistik dibuat berdasarkan informasi yang tidak lengkap. Ekspedisi yang terlihat murah di lapisan pertama bisa jauh lebih mahal kalau lapisan kedua dan ketiganya diperhitungkan.
Baca perspektif serupa tentang biaya tersembunyi dari keputusan logistik yang keliru, termasuk kenapa ekspedisi murah sering jadi keputusan termahal yang dibuat bisnis.
Kategori 1: Biaya Langsung yang Sudah Terlihat di Laporan
Meski mudah terlihat, biaya langsung sering tidak ditelusuri sampai ke akarnya. Banyak bisnis mencatat angkanya, tetapi tidak menganalisis polanya.
Klaim Kerusakan dan Kehilangan yang Dibayar
Setiap barang rusak atau hilang dalam pengiriman ada biayanya. Sebagian ditanggung asuransi, sebagian ditanggung bisnis, sebagian lagi jadi sengketa yang makan waktu dan energi.
Komponen yang perlu dihitung mencakup:
- Waktu yang dibutuhkan untuk memproses setiap klaim.
- Biaya administrasi dan dokumentasi yang menyertai.
- Selisih antara nilai klaim yang disetujui dan kerugian yang dialami.
Denda Keterlambatan dari Klien yang Harus Ditanggung
Banyak kontrak B2B mencantumkan klausul denda apabila pengiriman tidak tepat waktu. Klausul ini sering ditandatangani tanpa terlalu dipikirkan, tetapi nyatanya berdampak ketika ekspedisi gagal memenuhi jadwal.
Kemudian di luar denda tertulis, ada juga biaya lain, meliputi negosiasi ulang kontrak, diskon kompensasi, dan waktu manajemen yang tersita untuk menyelesaikan sengketa.
Biaya Pengiriman Ulang untuk Barang yang Salah Tujuan
Biaya untuk pengiriman ulang mencakup biaya pengiriman pertama yang gagal, ditambah biaya pengiriman kedua untuk mengoreksinya.
Belum lagi biaya penyimpanan kalau barang harus ditahan sementara, serta potensi kerusakan tambahan selama proses pengembalian.
Kategori 2: Biaya Tidak Langsung yang Jarang Dicatat
Lapisan ini sering diabaikan karena biayanya tersebar di berbagai fungsi bisnis dan tidak pernah secara eksplisit dikaitkan dengan kinerja ekspedisi.
Waktu Produktif Tim yang Habis untuk Menangani Masalah Logistik
Waktu tim yang habis untuk untuk menghubungi ekspedisi, menanyakan status barang, mengupdate klien, atau menangani komplain pengiriman.
Cara menghitungnya:
- Catat rata-rata jam per minggu yang dihabiskan per orang untuk aktivitas terkait masalah logistik.
- Kalikan dengan biaya per jam (gaji bulanan ÷ total jam kerja sebulan).
- Kalikan dengan jumlah orang yang terlibat.
- Kalikan 12 untuk mendapat angka tahunan.
Contohnya, kalau dua orang menghabiskan rata-rata lima jam per minggu untuk follow-up pengiriman dengan biaya per jam Rp 60.000, biaya tahunannya mencapai Rp 31.200.000. Ini hanya dari satu jenis aktivitas yang seharusnya bisa dieliminasi dengan sistem ekspedisi lebih baik.
Diskon atau Kompensasi Spontan yang Diberikan ke Klien
Ketika pengiriman bermasalah, banyak bisnis memberi diskon atau kompensasi ke klien sebagai bentuk niat baik. Memang wajar, tetapi biaya ini hampir tidak pernah dikaitkan dengan kinerja logistik di laporan mana pun.
Kompensasi semacam ini biasanya dicatat sebagai diskon penjualan atau biaya pemasaran. Akibatnya, akar masalahnya tidak pernah teridentifikasi dan pola yang sama terus berulang.
Biaya Lembur Produksi karena Bahan Baku Terlambat
Selanjutnya untuk bisnis manufaktur atau distribusi, keterlambatan pengiriman bahan baku dapat menimbulkan biaya lembur untuk mengejar target produksi, penalti dari klien yang sudah menunggu, dan tekanan operasional yang bisa memengaruhi kualitas output.
Biaya lembur ini tercatat sebagai biaya produksi, bukan biaya logistik, padahal akar masalahnya jelas berasal dari keterlambatan pengiriman.
Kategori 3: Biaya Tersembunyi yang Tidak Pernah Masuk Laporan
Lapisan termahal dan sulit dikuantifikasi. Namun, lapisan ini bukan berarti tidak bisa diestimasi.
Klien yang Pergi Tanpa Komplain dan Tidak Pernah Kembali
Sebanyak lebih dari 60 persen klien B2B yang berhenti berlangganan tidak pernah menyampaikan keluhan mereka secara resmi. Mereka cukup tidak memperpanjang kontrak atau berhenti memesan tanpa penjelasan.
Cara mengestimasinya:
- Hitung rata-rata nilai transaksi tahunan per klien.
- Estimasi berapa klien yang mungkin tidak kembali akibat pengalaman pengiriman buruk dalam setahun terakhir.
- Kalikan keduanya untuk mendapat estimasi pendapatan yang hilang.
Contohnya, kalau tiga klien dengan nilai transaksi rata-rata Rp 50.000.000 per tahun berhenti tanpa alasan yang jelas, estimasi kerugian pendapatannya adalah Rp 150.000.000 per tahun, belum termasuk biaya akuisisi klien baru untuk menggantikannya.
Deal yang Tidak Jadi karena Reputasi Pengiriman Diragukan
Dalam negosiasi B2B, calon klien sering menanyakan rekam jejak pengiriman sebagai bagian dari evaluasi vendor.
Kalau ekspedisi yang digunakan punya OTD yang buruk atau tidak bisa memberikan jaminan jadwal, prospek yang tadinya tertarik bisa mundur.
Biaya ini tidak pernah tercatat di mana pun karena transaksinya memang tidak pernah terjadi. Namun, nilai deal yang batal karena alasan logistik bisa sangat besar, apalagi untuk bisnis yang sedang berkembang.
Peluang Ekspansi yang Tidak Diambil karena Logistik Tidak Siap
Ketika ada pasar baru yang siap dijangkau tapi ekspedisi yang digunakan tidak punya jaringan di sana, pilihannya cuma dua, yaitu tunda ekspansi atau mulai dengan infrastruktur logistik yang tidak memadai.
Keduanya sama-sama mahal. Menunda berarti membiarkan kompetitor duluan mengambil posisi. Sementara memulai dengan logistik yang tidak siap berarti mengambil risiko reputasi di pasar baru yang belum dibangun kepercayaannya.
Pelajari cara mengelola risiko sebelum biaya kerugian logistik terlanjur terjadi, termasuk pendekatan manajemen risiko pengiriman yang bisa diterapkan sebelum memasuki pasar baru.
Formula Total Cost of Poor Logistics dan Cara Menghitungnya
Template Kalkulasi yang Bisa Langsung Digunakan
Gunakan template berikut untuk menghitung TCPL bisnis Anda per bulan:
Kategori 1: Biaya Langsung
- Nilai klaim kerusakan dan kehilangan yang dibayar = Rp ___
- Denda keterlambatan yang ditanggung = Rp ___
- Biaya pengiriman ulang = Rp ___
- Subtotal Kategori 1 = Rp ___
Kategori 2: Biaya Tidak Langsung
- Jam tim × biaya per jam × jumlah orang yang terlibat = Rp ___
- Estimasi diskon atau kompensasi ke klien terkait masalah pengiriman = Rp ___
- Biaya lembur produksi akibat keterlambatan bahan baku = Rp ___
- Subtotal Kategori 2 = Rp ___
Kategori 3: Biaya Tersembunyi (Estimasi)
- Estimasi pendapatan dari klien yang tidak kembali × probabilitas terkait logistik = Rp ___
- Estimasi nilai deal yang tidak jadi karena alasan logistik = Rp ___
- Subtotal Kategori 3 = Rp ___
Total Cost of Poor Logistics = Subtotal 1 + Subtotal 2 + Subtotal 3 = Rp ___
Simulasi: Bisnis Distribusi dengan 50 Pengiriman per Bulan
Berikut simulasi TCPL untuk bisnis distribusi dengan volume 50 pengiriman per bulan dan OTD ekspedisi 80 persen:
Kategori 1:
- Klaim kerusakan (2% dari pengiriman × nilai rata-rata Rp5.000.000): Rp5.000.000
- Biaya pengiriman ulang (3 kejadian × Rp800.000): Rp2.400.000
- Subtotal: Rp7.400.000
Kategori 2:
- Waktu tim (2 orang × 20 jam/bulan × Rp60.000/jam): Rp2.400.000
- Kompensasi spontan ke klien (estimasi): Rp3.000.000
- Subtotal: Rp5.400.000
Kategori 3:
- Estimasi 1 klien tidak kembali per kuartal (nilai tahunan Rp60.000.000 ÷ 12): Rp5.000.000
- Estimasi 1 deal tidak jadi per bulan (nilai rata-rata Rp30.000.000 × 20% probabilitas terkait logistik): Rp6.000.000
- Subtotal: Rp11.000.000
Total TCPL per bulan: Rp23.800.000
Sebagai perbandingan, jika biaya upgrade ke ekspedisi yang lebih baik adalah Rp5.000.000 per bulan, maka penghematannya hampir lima kali lipat dari biaya tersebut,
Pahami sisi keuntungan yang melengkapi perhitungan kerugian dari sistem yang tidak optimal, termasuk cara menghitung ROI dari upgrade ekspedisi.
Jika sedang mengevaluasi opsi pengiriman yang lebih andal, layanan pengiriman barang Mitralogistics menyediakan konsultasi gratis untuk membantu Anda menghitung potensi penghematan berdasarkan kondisi logistik bisnis Anda saat ini.
FAQ
Apa itu total cost of poor logistics dan bagaimana cara menghitungnya?
Total Cost of Poor Logistics (TCPL) adalah keseluruhan biaya yang ditanggung bisnis akibat sistem pengiriman yang tidak optimal.
Cakupannya meliputi biaya langsung yang terlihat di laporan, biaya tidak langsung yang tersebar di berbagai departemen, dan biaya tersembunyi yang tidak pernah tercatat.
Cara menghitungnya: jumlahkan ketiga kategori tersebut, menggunakan data aktual untuk kategori 1 dan 2, serta estimasi berbasis probabilitas untuk kategori 3.
Biaya logistik tersembunyi apa saja yang paling sering tidak disadari bisnis?
Tiga yang paling sering tidak disadari adalah klien yang berhenti tanpa pernah menyampaikan keluhan, deal yang batal karena reputasi pengiriman diragukan calon klien, dan peluang ekspansi yang dilewatkan karena jaringan logistik tidak mendukung.
Bagaimana cara membuktikan kerugian logistik kepada manajemen untuk mendapat persetujuan anggaran?
Gunakan framework tiga kategori di atas untuk menyusun estimasi TCPL yang bisa dipresentasikan. Mulai dari biaya langsung yang paling mudah diverifikasi, lalu tambahkan estimasi konservatif untuk biaya tidak langsung dan tersembunyi.
Bandingkan total TCPL dengan biaya upgrade ekspedisi yang diusulkan. Dalam sebagian besar kasus, biaya bertahan dengan ekspedisi yang buruk jauh lebih besar daripada biaya beralih ke yang lebih baik.
Penulis merupakan SEO Content Writer yang aktif sejak 2023 dan memiliki pengalaman menulis di berbagai platform digital. Melalui kolaborasi bersama Mitralogistics, penulis berfokus menyajikan konten informatif yang ringkas, relevan, dan mudah dipahami seputar logistik serta pengiriman barang.
#BeratBukanLagiMasalah, bersama Mitralogistics yang #BebasKeManaAja.
