Pusing mengatur stok barang dan rute pengiriman yang berantakan?
Daftar Isi
Atau malah stok barang di gudang sering tidak cocok dengan data di sistem?
Jika iya, Anda mesti tahu cara mengatur alur logistik yang rapi. Simak di artikel ini, yuk!
Pentingnya Mengatur Alur Logistik yang Rapi
Alur logistik memegang peranan penting bagi keberlangsungan operasi perusahaan.
Berdasarkan riset McKinsey, perusahaan dengan manajemen logistik yang optimal dapat mengurangi biaya operasional hingga 15-20%.
Saat sistem logistik berjalan lancar, seluruh fungsi bisnis mulai dari ketersediaan produk hingga kepuasan pelanggan akan ikut optimal.
Sebaliknya, jika alur ini mengalami hambatan atau tidak teratur, seluruh kegiatan operasional perusahaan dapat terganggu.
Banyak bisnis, terutama yang sedang bertumbuh, keliru menganggap masalah ini sebagai konsekuensi wajar.
Padahal, data menunjukkan logistik yang tidak terkelola dengan baik dapat menyebabkan lonjakan biaya hingga 12% dari total pendapatan dan membuat keluhan pelanggan melonjak 3 kali lipat.
Di tengah persaingan yang ketat, bisnis membutuhkan alur logistik yang rapi untuk bertahan dan bertumbuh.
Cara Mengatur Alur Logistik yang Rapi
1. Prediksi Permintaan Produk
Alur logistik yang rapi dimulai dari demand planning.
Kumpulkan data penjualan minimal 12-24 bulan terakhir, kemudian kategorikan produk berdasarkan perputaran cepat, sedang, dan lambat.
Pertimbangkan juga faktor eksternal seperti musim, tren pasar, dan event khusus dalam demand planning.
Untuk produk musiman, gunakan indeks musiman dari 2-3 tahun sebelumnya sebagai acuan.
Lakukan evaluasi mingguan untuk produk cepat bergerak dan bulanan untuk produk lambat bergerak agar prediksi tetap akurat.
2. Rencanakan Rute dan Optimalkan Muatan Kendaraan
Agar rute lebih efisien, kelompokkan seluruh area pengiriman ke dalam beberapa zona strategis.
Pertimbangkan di area mana paling banyak pelanggan dan kemudahan akses jalannya untuk mengurangi jarak tempuh yang sia-sia.
Setelah itu, pilih kendaraan yang paling sesuai. Gunakan truk besar untuk zona padat, dan mobil pickup untuk area sepi.
Jika ada tujuan yang berdekatan, gabungkan beberapa pengiriman dalam satu kendaraan.
Terakhir, saat memuat barang, pastikan tidak ada ruang terbuang.
Seimbangkan muatan antara barang yang memakan tempat dan barang berat, dengan target setiap kendaraan terisi penuh hingga 85-90%.
3. Buat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Setiap aktivitas, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, hingga pengiriman harus memiliki panduan tertulis yang jelas.
SOP memastikan setiap anggota tim bekerja dengan cara yang sama untuk mengurangi potensi human error.
Saat membuat SOP, gunakan bahasa sederhana dan mudah dipahami. Sebisa mungkin hindari bahasa teknis yang rumit.
Jika perlu, tambahkan diagram alur (flowchart) atau foto untuk setiap langkah.
Yang terpenting, libatkan tim Anda di lapangan saat menyusunnya. Merekalah yang paling tahu masalah dan tantangan dalam operasional sehari-hari.
4. Atur Tata Letak Gudang Berdasarkan Kecepatan Perputaran (Warehouse Management)
Atur penempatan barang berdasarkan seberapa sering barang itu laku terjual.
Pertama, untuk barang paling laris, letakkan di area mudah dijangkau, yaitu di rak tingkat bawah dan paling dekat dengan pintu keluar.
Kedua, untuk barang yang cukup laris, tempatkan di area tengah gudang.
Ketiga, untuk barang yang jarang laku, simpan di bagian paling dalam atau di rak paling atas untuk menghemat ruang.
Agar tidak ada yang bingung, berikan label yang jelas di setiap lokasi rak. Gunakan format sederhana seperti ZONA – LORONG – RAK – TINGKAT – POSISI (contoh: A-02-C-03-15).
Anda juga bisa menggunakan stiker warna berbeda untuk setiap kategori produk agar lebih mudah dikenali secara visual.
Melalui cara ini, siapa pun bisa menemukan barang dalam hitungan detik.
5. Rencanakan Rute Pengiriman
Rencanakan rute pengiriman setiap hari berdasarkan zona geografis untuk menghindari rute yang tumpang tindih dan bolak-balik yang tidak efisien.
Kelompokkan pengiriman berdasarkan area atau zona untuk memaksimalkan efisiensi waktu dan bahan bakar.
Integrasikan dengan Google Maps API untuk membantu driver menghindari kemacetan dan mencari rute alternatif.
Jika perlu, pertimbangkan kerja sama dengan penyedia jasa logistik pihak ketiga untuk rute-rute yang tidak efisien jika ditangani sendiri.
Evaluasi cost per delivery secara berkala untuk memastikan pilihan rute tetap optimal seiring dengan perubahan volume dan pola pengiriman.
6. Kelola Inventaris
Kelola stok untuk menghindari kerugian akibat barang rusak atau menumpuk di gudang.
Untuk produk yang punya tanggal kedaluwarsa, wajib terapkan prinsip FIFO (First-In/First-Out).
Gunakan sistem yang bisa melacak tanggal produksi dan secara otomatis memberi peringatan saat ada barang yang mendekati masa kedaluwarsa.
Dengan begitu, Anda bisa menjualnya lebih dulu sebelum menjadi kerugian.
Selain itu, tentukan jumlah pesanan yang paling efisien.
Memesan terlalu sering akan boros di biaya pengiriman, tetapi memesan terlalu banyak akan membuat biaya penyimpanan membengkak.
Terakhir, selalu siapkan stok pengaman.
Stok ini berfungsi sebagai penyangga jika terjadi lonjakan permintaan mendadak atau ada keterlambatan pengiriman dari pemasok.
Jumlahnya tidak perlu berlebihan, cukup sesuaikan berdasarkan seberapa bisa diandalkannya pemasok Anda dan seberapa sering permintaan naik-turun.
7. Implementasikan Sistem Tracking
Gunakan sistem tracking agar Anda dan pelanggan selalu tahu posisi paket.
Atur sistem untuk otomatis mengirimkan pemberitahuan kepada pelanggan melalui SMS atau email pada saat paket dijemput, sedang dalam perjalanan, dan ketika sudah sampai di tujuan.
Sementara untuk komunikasi internal, manfaatkan grup WhatsApp agar koordinasi antar tim tetap lancar.
Sementara itu, tim manajemen bisa memantau semua kinerja pengiriman dari satu dasbor utama.
Bangun kepercayaan pelanggan dengan bersikap proaktif.
Jika ada potensi keterlambatan di jalan, segera informasikan kepada pelanggan, idealnya tidak lebih dari 15 menit.
Terakhir, pastikan setiap pengiriman diakhiri dengan bukti berupa foto barang di lokasi dan tanda tangan digital dari penerima.
8. Ukur Kinerja dan Lakukan Perbaikan Berkelanjutan
Nah, untuk memastikan alur logistik terus membaik, Anda perlu memantau kinerjanya secara rutin.
Fokus pada beberapa pertanyaan penting, seperti:
- Berapa persen pengiriman yang sampai ke pelanggan tepat waktu?
- Berapa banyak pesanan yang diterima pelanggan dalam kondisi lengkap, benar, dan tanpa kerusakan?
- Berapa rata-rata biaya yang Anda keluarkan untuk setiap paket yang dikirim?
Tinjau angka-angka ini setiap minggu untuk melihat apa yang sudah berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki.
Jika ada masalah, segera cari akar penyebabnya dan rencanakan solusinya.
Agar mendapatkan gambaran lebih luas, sesekali bandingkan hasil Anda dengan rata-rata kinerja di industri sejenis.
Jadi, Anda tahu di mana posisi Anda dan bisa menetapkan target realistis untuk terus berkembang.
Manfaat Digitalisasi dalam Alur Logistik
Jika alur logistik Anda masih dilakukan manual, sebaiknya mulai lakukan digitalisasi sekarang.
Sebab, menurut riset PwC Indonesia, perusahaan yang menerapkan digital transformation dalam logistik melaporkan peningkatan profitabilitas rata-rata 18-25% dalam 24 bulan pertama.
Manfaat lainnya yakni:
1. Perencanaan Jauh Lebih Cerdas dan Akurat
Jangan lagi menggunakan cara manual yang berbasis perkiraan.
Sistem logistik digital kini mampu memprediksi permintaan barang di masa depan dengan akurasi hingga 92%.
Sistem ini juga dapat menyarankan kapan waktu terbaik untuk memesan ulang stok secara otomatis.
Hasilnya, masalah stok kosong atau barang menumpuk bisa berkurang drastis, dan biaya penyimpanan dapat ditekan hingga 30%.
2. Operasi Gudang Lebih Cepat dan Minim Kesalahan
Pekerjaan administratif berulang seperti input data manual dapat diotomatisasi sepenuhnya.
Apalagi dengan teknologi seperti pemindaian barcode atau RFID saat penerimaan barang, kesalahan input data yang sering terjadi dapat dihilangkan.
Pekerjaan di dalam gudang pun efisien karena pengambilan barang bisa lebih cepat karena sistem memberikan rute terpendek yang harus dilalui staf.
3. Distribusi Lebih Hemat dan Pelanggan Lebih Puas
Sistem digital otomatis merencanakan rute pengiriman terbaik setiap hari dengan mempertimbangkan kondisi lalu lintas.
Dengan begitu, Anda dapat memangkas biaya bahan bakar dan mempercepat waktu pengiriman.
Selain itu, pelanggan akan otomatis menerima notifikasi tentang status paket mereka, yang terbukti mengurangi jumlah panggilan ke customer support dan meningkatkan kepuasan mereka.
4. Visibilitas Penuh dan Pengambilan Keputusan Lebih Cepat
Semua informasi penting, mulai dari stok di gudang, posisi sopir di jalan, hingga progres setiap pesanan, kini terpusat dalam satu dasbor yang mudah diakses.
Anda pun tak perlu repot lagi menginput data berulang di berbagai platform.
Anda juga dapat memantau seluruh operasional secara real-time dan mengambil keputusan strategis dengan cepat berdasarkan data akurat.
Oaktree, Software Otomation Logistik Terbaik Pilihan Anda
Nah, untuk mengatur alur logistik lebih mudah & efisien, Anda memerlukan platform digitalisasi yang tepat.
Sebagai software freight forwarding untuk pasar logistik Indonesia, Oaktree telah membantu ribuan perusahaan merapikan dan mengoptimalkan alur logistik bisnis mereka.
Oaktree membantu bisnis Anda menerapkan semua praktik logistik dari hulu ke hilir, mulai dari perencanaan, operasional, hingga pengiriman.
Semua proses ini, mulai dari manajemen order, pembuatan e-sign surat jalan, pelacakan pengiriman, hingga penagihan (invoice), terintegrasi dalam satu dasbor yang mudah digunakan.
Saatnya tinggalkan cara manual yang memakan waktu!
Jika ingin memahami bagaimana Oaktree dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, manfaatkan sesi konsultasi gratis atau kunjungi situs resmi Oaktree untuk informasi lebih lanjut.
