Pengiriman barang antar perusahaan atau business-to-business (B2B) jauh lebih rumit daripada pengiriman biasa. Sebab, pengiriman B2B melibatkan jumlah barang yang besar, nilainya tinggi, dan punya jadwal ketat.
Daftar Isi
Kesalahan kecil saja bisa menimbulkan dampak besar, seperti kerugian finansial atau rusaknya hubungan bisnis.
Untuk memastikan setiap pengiriman berjalan lancar, Anda butuh daftar periksa mengenai semua yang terkait pengiriman barang, mulai dari persiapan sampai konfirmasi barang diterima. Dengan begitu, Anda bisa mengurangi risiko dan membuat operasional bisnis lebih efisien.
10 Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Kirim Barang B2B
1. Detail dan Karakteristik Barang
Sebaiknya Anda punya data akurat tentang ukuran, berat, dan jumlah total barang. Informasi ini sangat penting bagi penyedia logistik untuk memilih armada yang tepat dan menghitung biaya pengiriman dengan akurat.
Selain itu, identifikasi sifat khusus barang Anda. Apakah mudah pecah, perlu suhu tertentu, atau termasuk barang berbahaya? Mengetahui hal ini akan menentukan cara penanganan dan kemasan yang diperlukan.
2. Kualitas dan Jenis Kemasan
Pilihlah jenis kemasan yang paling pas dengan karakteristik produk dan cara pengirimannya. Untuk barang berat seperti mesin, sebaiknya gunakan peti kayu. Sementara itu, untuk produk yang lebih ringan, gunakan kardus double wall.
Kemasan yang Anda pilih harus sanggup menahan tumpukan dan guncangan selama perjalanan. Ini sangat penting untuk menghindari kerusakan pada barang.
3. Kelengkapan Dokumen
Siapkan semua dokumen penting, seperti surat jalan sebagai bukti pengiriman, invoice untuk penagihan, dan packing list yang berisi rincian barang.
Untuk pengiriman ke luar negeri, dokumen bea cukai harus lengkap agar barang tidak tertahan. Periksa ulang setiap dokumen untuk memastikan tidak ada kesalahan.
4. Alamat Pengirim dan Penerima yang Jelas
Tulis alamat tujuan dengan sangat jelas dan lengkap. Sertakan nama gedung, kawasan industri, nomor telepon, dan nama penanggung jawab yang bisa dihubungi.
Alamat yang detail akan membantu kurir atau sopir menemukan lokasi dengan cepat, apalagi jika itu di area gudang yang luas. Kesalahan sekecil apa pun pada alamat bisa menyebabkan keterlambatan dan biaya ekstra.
5. Pemilihan Mitra Logistik yang Tepat
Jangan hanya memilih mitra logistik karena harganya paling murah. Lakukan riset untuk menemukan penyedia jasa yang sudah terbukti andal dalam pengiriman B2B, apalagi jika mereka punya pengalaman di industri Anda.
Pertimbangkan faktor lain, seperti jangkauan layanan, sistem tracking, dan seberapa cepat customer service mereka merespons. Mitra logistik yang bisa diandalkan adalah aset penting untuk bisnis Anda dalam jangka panjang.
6. Asuransi Pengiriman
Untuk barang bernilai tinggi, menggunakan asuransi pengiriman sangat penting. Jangan hanya menganggap perusahaan logistik akan menanggung semua kerugian jika terjadi sesuatu.
Asuransi akan melindungi Anda dari berbagai risiko yang tidak terduga, seperti kecelakaan, pencurian, atau kerusakan akibat bencana. Biaya asuransi memang kecil, tetapi memberikan ketenangan pikiran yang sangat besar.
7. Penjadwalan Pengambilan dan Pengantaran
Pertama, beri tahu ekspedisi logistik kapan barang siap untuk dijemput. Ini akan mencegah gangguan pada operasional gudang Anda.
Kedua, informasikan perkiraan waktu barang sampai kepada pihak penerima. Dengan begitu, mereka bisa menyiapkan tempat dan tenaga kerja untuk membongkar barang, sehingga proses serah terima berjalan cepat dan lancar.
8. Sistem Tracking
Bekerja samalah dengan perusahaan logistik yang punya sistem pelacakan (tracking). Fitur ini untuk memantau posisi barang secara langsung, dari saat dijemput sampai tiba di tujuan.
Dengan sistem ini, Anda bisa tahu di mana posisi kiriman Anda. Sistem ini sangat berguna untuk mengantisipasi jika ada potensi keterlambatan dan memberikan informasi yang akurat kepada mitra bisnis Anda.
9. Instruksi Penanganan Khusus
Jika barang Anda butuh perlakuan khusus, jangan berasumsi semua orang akan tahu. Pasang label instruksi yang jelas dan gampang dilihat pada kemasan, seperti “Mudah Pecah”, “Jangan Ditumpuk”, atau “Sisi Atas”.
Gunakan simbol atau gambar standar internasional agar mudah dimengerti oleh siapa saja yang menangani barang. Instruksi yang jelas akan mengurangi risiko kerusakan akibat kelalaian atau salah penanganan.
10. Prosedur Konfirmasi Penerimaan
Tetapkan alur konfirmasi yang jelas setelah barang sampai di tujuan. Pihak penerima harus memeriksa kondisi dan jumlah barang sebelum menandatangani Surat Bukti Penerimaan (Proof of Delivery/POD).
Dokumen yang sudah ditandatangani ini adalah bukti resmi bahwa pengiriman sudah selesai dan diterima dengan baik. Hal ini sangat penting untuk urusan administrasi dan jika ada klaim di kemudian hari.
Kesalahan Umum dalam Pengiriman B2B
1. Meremehkan Kualitas Kemasan
Banyak perusahaan berusaha menghemat biaya dengan memakai kemasan murahan atau yang tidak sesuai standar. Padahal, biaya yang harus ditanggung akibat kerusakan produk jauh lebih mahal daripada biaya kemasan yang layak.
Selain menyebabkan kerugian uang, ini juga bisa menunda proyek atau produksi dari mitra bisnis Anda. Akibatnya, reputasi bisnis Anda bisa rusak.
2. Dokumen Tidak Lengkap atau Akurat
Kesalahan kecil dalam dokumen, seperti salah ketik pada invoice atau surat jalan tanpa stempel resmi, sering dianggap remeh. Padahal, dokumen yang tidak akurat bisa membuat barang ditolak oleh penerima, pembayaran tertunda, atau barang tertahan di bea cukai. Semua ini akan memunculkan masalah birokrasi yang membuang waktu dan biaya.
3. Komunikasi yang Buruk
Anggapan ‘tidak ada kabar berarti kabar baik’ sangat berbahaya dalam logistik B2B. Kurangnya informasi atau komunikasi proaktif dari pengirim atau penyedia logistik bisa menimbulkan ketidakpastian dan frustrasi bagi penerima.
Jika ada masalah, komunikasi yang tidak terbuka justru membuat masalah sulit diselesaikan dan bisa merusak kepercayaan di antara mitra bisnis.
4. Mengabaikan Asuransi Pengiriman
Tidak mengasuransikan barang kargo yang bernilai tinggi akan sangat berisiko. Banyak orang berpikir pengiriman akan selalu aman, padahal kecelakaan, pencurian, atau bencana alam bisa terjadi kapan saja. Tanpa asuransi, satu insiden saja bisa menyebabkan kerugian finansial besar yang sulit dipulihkan.
5. Memilih Mitra Logistik Hanya Berdasarkan Harga
Memilih mitra logistik hanya karena harganya paling murah adalah kesalahan yang sering terjadi. Penyedia jasa dengan harga sangat rendah mungkin saja mengorbankan hal-hal penting, seperti kualitas armada, teknologi pelacakan, kecepatan respon, atau bahkan keamanan.
Akhirnya, biaya tambahan akibat keterlambatan atau barang rusak kerap jauh lebih besar daripada uang yang Anda hemat di awal.
Mengapa Mitralogistics Cocok untuk Pengiriman B2B?
Sebab, Mitralogistics sudah punya pengalaman 12++ tahun menangani berbagai macam pengiriman barang industri, seperti mesin berat, suku cadang, dan komponen elektronik.
Kami menyediakan layanan pengiriman lengkap, mulai dari survei barang, pengepakan, asuransi pengiriman, pilihan armada pengangkut (darat, laut, udara), layanan door-to-door, sampai bantuan pengurusan dokumen agar semua syarat terpenuhi.
Khusus pengiriman kargo, Mitralogistics juga memberikan harga terjangkau, mulai dari Rp4500/kg.
Yuk, hubungi Mitralogistics sekarang untuk konsultasi gratis mengenai pengiriman dan dapatkan penawaran harga terbaik!
