Bagi bisnis kecil dan menengah, biaya freight sering menjadi salah satu pengeluaran yang sulit ditekan. Masalahnya bukan selalu karena bisnis tersebut mengirim terlalu banyak barang, melainkan karena volumenya belum cukup besar untuk memiliki posisi tawar seperti perusahaan korporasi. Dalam kondisi seperti ini, Group Purchasing Freight dapat menjadi salah satu pendekatan untuk meningkatkan daya tawar melalui penggabungan kebutuhan pengiriman.
Daftar Isi
Bayangkan sebuah distributor kecil yang rutin mengirim barang ke kota yang sama setiap minggu. Volume bulanannya sebenarnya cukup konsisten. Namun, ketika meminta penawaran kepada penyedia logistik, tarif yang diterima masih menggunakan struktur pelanggan dengan volume kecil. Di sisi lain, perusahaan yang mengirim jauh lebih banyak memiliki ruang negosiasi yang berbeda.
Situasi seperti inilah yang membuat Group Purchasing Freight menarik bagi bisnis kecil dan menengah. Alih alih bernegosiasi sendiri, beberapa bisnis dengan kebutuhan logistik yang serupa dapat menggabungkan daya beli mereka.
Kenapa Bisnis Kecil Menengah Sulit Dapat Tarif Kompetitif dengan Group Purchasing Freight
Ada beberapa alasan mengapa bisnis kecil sering berada pada posisi negosiasi yang kurang kuat.
Pertama, volume pengiriman setiap perusahaan relatif terbatas. Kedua, pola pengiriman kadang tidak konsisten. Ketiga, setiap bisnis harus melakukan negosiasi dan administrasi secara terpisah.
Akibatnya, penyedia logistik melihat masing masing perusahaan sebagai pelanggan dengan volume sendiri. Padahal, bisa saja ada puluhan bisnis lain yang mengirim barang pada rute yang sama.
Karena itu, pertanyaan cara UKM dapat tarif ekspedisi murah tidak selalu harus dijawab dengan mencari ekspedisi yang menawarkan harga paling rendah. Pendekatan lain adalah meningkatkan volume pembelian secara kolektif.
Di sinilah Group Purchasing Freight mengubah cara bisnis melihat daya tawar. UKM tidak harus menjadi besar terlebih dahulu. Mereka dapat bekerja sama untuk menciptakan volume yang lebih menarik bagi penyedia jasa logistik.
Apa Itu Group Purchasing Freight dan Cara Kerjanya dalam Konteks Freight
Secara sederhana, Group Purchasing Freight adalah pembelian jasa freight secara bersama oleh beberapa bisnis yang memiliki kebutuhan pengiriman yang cukup serupa.
Konsep ini berkaitan erat dengan group purchasing organization atau GPO. Dalam model tersebut, sebuah organisasi atau pihak pengelola mengumpulkan kebutuhan anggotanya, kemudian melakukan negosiasi dengan penyedia jasa berdasarkan volume kolektif.
Dalam praktiknya, proses dapat dimulai dari pengumpulan data shipment. Setelah itu, volume dihitung dan kebutuhan anggota dikelompokkan berdasarkan rute, jenis layanan, frekuensi, serta karakteristik barang.
Selanjutnya, penyedia freight dapat diminta memberikan penawaran berdasarkan volume gabungan tersebut.
Model Group Purchasing Freight bukan berarti semua perusahaan harus menjadi satu perusahaan atau mencampurkan seluruh operasionalnya. Masing masing bisnis tetap berdiri sendiri. Yang digabungkan adalah daya beli dan kebutuhan logistik tertentu.
Konsolidasi Volume Antar Bisnis yang Tidak Saling Berkompetisi
Salah satu elemen penting dalam Group Purchasing Freight adalah konsolidasi volume freight antar bisnis.
Misalnya, beberapa distributor dari industri yang berbeda sama sama mengirim barang menuju wilayah yang sama. Mereka tidak bersaing secara langsung, tetapi memiliki kebutuhan transportasi yang serupa.
Melalui konsolidasi volume, kebutuhan tersebut dapat menjadi dasar pembelian kolektif. Penyedia logistik kemudian memiliki gambaran volume yang lebih besar dan lebih terukur.
Namun, konsolidasi tidak selalu berarti seluruh barang harus dikirim dalam satu truk. Dalam beberapa skema, yang dikonsolidasikan adalah kebutuhan pembelian dan kontraknya. Bentuk konsolidasinya bergantung pada model operasional yang digunakan.
Model Group Purchasing Freight yang Umum: Asosiasi, Aggregator, dan Komunitas Bisnis
Ada beberapa bentuk Group Purchasing Freight yang dapat ditemui.
Pertama adalah asosiasi bisnis. Anggota asosiasi dapat menggabungkan kebutuhan tertentu lalu melakukan negosiasi dengan penyedia logistik.
Kedua adalah aggregator freight, yaitu pihak yang mengumpulkan kebutuhan dari berbagai bisnis dan menghubungkannya dengan penyedia jasa transportasi atau freight.
Ketiga adalah komunitas bisnis. Model ini biasanya lebih sederhana dan dapat dimulai dari kelompok perusahaan yang memiliki rute pengiriman serupa.
Dalam ketiga model tersebut, transparansi tetap penting. Anggota perlu mengetahui bagaimana tarif dihitung, biaya administrasi yang dikenakan, serta bagaimana perubahan volume dapat memengaruhi kesepakatan.
Konsep group buying jasa logistik pada akhirnya bukan hanya tentang memperoleh diskon. Tujuannya adalah menciptakan struktur pembelian yang lebih efisien.
Manfaat dan Risiko Bergabung dalam Group Purchasing Freight
Manfaat utama Group Purchasing Freight adalah meningkatnya posisi tawar. Volume kolektif dapat memberikan dasar negosiasi yang lebih kuat dibanding volume satu perusahaan.
Selain itu, bisnis dapat mengurangi pekerjaan negosiasi yang harus dilakukan sendiri. Jika pengelola kelompok memiliki proses procurement yang baik, anggota juga dapat memperoleh pembanding tarif dan layanan dari beberapa penyedia.
Namun, manfaat tersebut tidak otomatis muncul.
Bisnis perlu melihat total biaya, bukan hanya tarif dasar. Fuel surcharge, minimum charge, pickup, delivery, handling, waktu transit, dan ketentuan klaim tetap perlu diperiksa.
Tujuannya bukan sekadar memperoleh tarif korporat untuk UKM, tetapi mendapatkan kombinasi biaya dan layanan yang masuk akal.
Ketergantungan pada Koordinasi Kelompok yang Perlu Diwaspadai
Tantangan terbesar Group Purchasing Freight justru dapat muncul dari koordinasi antaranggota.
Setiap bisnis mempunyai prioritas berbeda. Ada yang lebih mementingkan harga, sementara lainnya membutuhkan pengiriman cepat dan fleksibel.
Karena itu, kesepakatan perlu menjelaskan pembagian biaya, standar layanan, mekanisme perubahan volume, serta tanggung jawab masing masing pihak.
Tanpa aturan yang jelas, pembelian kolektif dapat berubah menjadi sumber masalah baru.
Cara Memulai atau Bergabung dengan Skema Group Purchasing Freight
Jika ingin mencoba Group Purchasing Freight, mulailah dari data yang sudah dimiliki.
Catat volume pengiriman, rute, frekuensi, berat, biaya tambahan, serta penyedia yang digunakan. Setelah itu, cari bisnis lain yang memiliki pola pengiriman serupa tetapi tidak harus berada dalam industri yang sama.
Kemudian hitung potensi volume kolektif. Data tersebut dapat digunakan untuk meminta penawaran dari beberapa penyedia.
Sebaiknya mulai dari satu rute atau layanan tertentu terlebih dahulu. Dengan cara tersebut, bisnis dapat membandingkan biaya dan kualitas layanan sebelum memperluas program.
Pada akhirnya, Group Purchasing Freight bukan jalan pintas untuk membuat semua UKM otomatis memperoleh harga yang sama dengan korporasi besar. Hasilnya tetap bergantung pada volume, rute, kualitas data, struktur kontrak, dan kemampuan negosiasi.
Namun, konsep ini menawarkan cara berpikir yang berbeda. UKM tidak selalu harus memperbesar volumenya sendiri untuk mendapatkan daya tawar. Melalui pembelian kolektif, Group Purchasing Freight memungkinkan beberapa bisnis membangun kekuatan pembelian bersama.
Bagi bisnis yang selama ini merasa tarif freight terlalu tinggi karena volume individualnya terbatas, pendekatan ini layak dipertimbangkan. Dengan konsolidasi yang terukur, transparansi biaya, dan koordinasi yang baik, Group Purchasing Freight dapat menjadi salah satu strategi untuk membuat biaya logistik lebih efisien tanpa mengharuskan UKM berubah menjadi perusahaan besar terlebih dahulu.
Pertanyaan Yang Sering Ditanyakan (FAQ)
Terutama, bisnis dapat meningkatkan daya tawar karena volume pengiriman beberapa anggota dihitung secara kolektif. Selain itu, proses negosiasi dan pencarian penyedia logistik dapat menjadi lebih efisien. Namun, hasil akhirnya tetap bergantung pada rute, volume, jenis barang, serta struktur biaya yang disepakati.
Tidak selalu. Justru, konsep ini dapat membantu bisnis yang volumenya masih terbatas. Dengan bergabung bersama perusahaan lain yang memiliki kebutuhan serupa, volume individual dapat dikumpulkan. Karena itu, bisnis tetap perlu menghitung frekuensi dan pola pengirimannya sebelum bergabung.
Pertama, periksa transparansi tarif dan biaya tambahan. Selanjutnya, lihat pengalaman penyedia, cakupan rute, waktu transit, serta mekanisme penanganan klaim. Selain itu, pastikan terdapat aturan tertulis mengenai pembagian biaya dan tanggung jawab setiap anggota.
Tidak semuanya. Barang dengan karakteristik, kebutuhan penanganan, atau persyaratan pengiriman yang berbeda mungkin membutuhkan layanan khusus. Oleh karena itu, kesesuaian barang, rute, dan layanan perlu diperiksa terlebih dahulu sebelum volume digabungkan.
Penulis merupakan kontributor utama mitralogistics yang terlibat sejak publikasi artikel pertama di Mitralogistics. Berperan dalam pengembangan konten informatif dan edukatif, penulis berfokus pada topik logistik, pengiriman, dan solusi kargo yang relevan dengan kebutuhan bisnis dan masyarakat. Melalui kolaborasi ini, penulis berkontribusi dalam membangun pemahaman pembaca terhadap layanan dan ekosistem logistik yang disediakan Mitralogistics.
#BeratBukanLagiMasalah, bersama Mitralogistics yang #BebasKeManaAja.
