Salah satu aspek terpenting dalam rantai pasok bisnis adalah lead time atau waktu tunggu. Semakin singkat lead time, maka pelanggan semakin puas dan arus kas perusahaan semakin sehat.
Daftar Isi
Mari kita bahas lebih dalam tentang apa itu lead time, mengapa ini sangat penting, dan bagaimana cara efektif untuk menguranginya.
Apa Itu Lead Time?
Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan sejak pesanan dibuat oleh pelanggan hingga barang tersebut diterima.
Proses ini mencakup beberapa tahapan, mulai dari pemrosesan pesanan, produksi atau pengambilan barang di gudang, pengepakan, hingga pengiriman ke alamat tujuan. Durasi pada setiap tahapan ini akan terakumulasi menjadi total lead time.
Mengapa Lead Time itu Penting?
Untuk memberikan gambaran jelas, mari kita lihat skenario yang dialami oleh sebuah toko online fiktif bernama Toko Baju Gembira. Walaupun fiktif, hal ini sering dialami pemilik bisnis.
Awalnya, Toko Baju Gembira mengelola pesanan secara manual dan menggunakan jasa ekspedisi standar yang murah, tetapi tidak menentu. Mereka membutuhkan lead time 8-10 hari karena proses pesanan manual yang memakan waktu 2 hari dan pengiriman lambat selama 6-8 hari.
Hal ini mengakibatkan banyak keluhan pelanggan, modal tertahan pada stok mati, dan kalah saing dengan kompetitor.
Menyadari hal tersebut, Toko Baju Gembira akhirnya mempersingkat lead time 3-4 hari, dengan 1 hari pengemasan dan 3-4 hari pengiriman. Mereka beralih menggunakan ekspedisi yang lebih cepat.
Hasilnya, kepuasan pelanggan meroket, arus kas lebih sehat, dan yang terpenting, penjualan pun ikut meningkat.
Cara Mengurangi Lead Time yang Efektif!
1. Otomatisasi Proses Pemesanan
Mengotomatiskan proses pemesanan berarti kita beralih dari pekerjaan manual yang lambat dan sering salah ke sebuah sistem terkomputerisasi.
Tanpa otomatisasi, staf harus mengecek pembayaran, lalu menyalin data pelanggan dan pesanan satu per satu, dan mengirimkannya ke gudang. Proses ini memakan waktu lama dan rentan kesalahan, seperti salah ketik alamat.
Sebaliknya, dengan sistem otomatis, begitu pelanggan membayar, sistem langsung memverifikasi pembayaran dan mengirimkan data pesanan secara digital ke gudang. Tim gudang pun bisa langsung melihat detail pesanan dan lokasi barang, sehingga mereka dapat segera menyiapkan pesanan tanpa campur tangan manusia.
2. Optimalkan Manajemen Gudang
Ada dua cara untuk mengoptimalkan manajemen gudang, yakni pelabelan yang jelas dan penempatan barang yang strategis.
Pertama, pelabelan akan memudahkan staf mencari barang di gudang. Contoh, toko elektronik memberi kode pada setiap rak, tingkat, dan produk. Sebuah label pada mouse wireless bisa berbunyi “Mouse Wireless – Lokasi: A2-05”.
Saat pesanan masuk, staf tidak perlu mencari-cari, karena label sudah menunjukkan lokasi persisnya: Rak A, tingkat 2, posisi 5. Cara ini menghilangkan waktu terbuang untuk mencari dan mengurangi risiko salah ambil barang.
Kedua, penempatan barang bertujuan menempatkan barang berdasarkan seberapa sering mereka laku untuk meminimalkan jarak tempuh staf.
Jika data penjualan menunjukkan mouse wireless dan keyboard adalah produk yang paling sering dibeli, letakkan kedua produk ini di rak paling dekat dengan area pengepakan. Produk yang jarang laku bisa diletakkan di area yang lebih jauh.
Dengan cara ini, proses pengambilan untuk sebagian besar pesanan akan lebih cepat, karena barang yang paling sering dibutuhkan selalu berada dalam jangkauan terdekat.
3. Pilih Pemasok Lokal
Bekerja sama dengan pemasok yang jauh, apalagi dari luar negeri, selalu ada risiko keterlambatan karena berbagai masalah pengiriman dan logistik.
Contoh, anggaplah ada bisnis fesyen di Jakarta yang mendapat pasokan kain dari pabrik di luar kota dengan waktu pengiriman 7-10 hari. Saat permintaan tiba-tiba melonjak, bisnis itu tidak bisa langsung memproduksi karena harus menunggu bahan baku tiba lebih dari seminggu. Hal ini menunda pengiriman ke pelanggan.
Sebaliknya, jika bisnis tersebut bekerja sama dengan pemasok kain di sekitar Jakarta, mereka bisa mendapatkan bahan baku dalam 1-2 hari, bahkan di hari yang sama.
Dengan memilih pemasok lokal, bisnis bisa lebih cepat mengisi kembali stok, tidak perlu menumpuk banyak stok pengaman, dan selalu siap memenuhi pesanan pelanggan tanpa penundaan.
4. Analisis dan Evaluasi Rutin
Evaluasi rutin, misalnya sebulan sekali, adalah proses check-up yang penting untuk menemukan di mana waktu terbuang.
Caranya dengan mengukur durasi setiap tahapan, mulai dari pesanan diterima sampai diserahkan ke kurir. Tanpa evaluasi ini, masalah kecil yang berulang bisa jadi penyebab utama keterlambatan tanpa disadari.
Contohnya, Toko Pernak Pernik melakukan evaluasi dan menemukan data mengejutkan. Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengemas pesanan hanya 4 jam, tapi waktu dari paket selesai dikemas sampai dijemput kurir rata-rata memakan waktu 22 jam.
Setelah diselidiki, ternyata kurir hanya datang menjemput sekali sehari, yaitu jam 11 pagi. Ini artinya, paket apa pun yang selesai dikemas setelah jam 11 siang harus menunggu semalaman di gudang.
Nah, dengan data ini, mereka bisa mengambil tindakan cepat, seperti negosiasi dengan kurir agar ada jadwal penjemputan tambahan, atau bekerja sama dengan kurir lain yang lebih fleksibel.
Perbaikan besar ini ditemukan hanya karena mereka rajin melakukan evaluasi.
5. Bekerja Sama dengan Jasa Logistik yang Andal
Secepat apapun proses pengemasan dari Anda, akan sia-sia jika menggunakan jasa logistik yang lambat atau tidak dapat diandalkan.
Oleh karena itu, Anda perlu memilih partner logistik andal, yang menawarkan kecepatan, ketepatan, keamanan barang, dan sistem pelacakan (tracking) sehingga memberikan ketenangan bagi Anda dan pelanggan.
Walaupun biaya pengirimannya sedikit lebih tinggi, tidak apa jika tingkat kepuasan pelanggan meroket, ulasan positif meningkat, dan angka pembelian ulang naik drastis karena pelanggan percaya pesanan mereka akan tiba dengan cepat dan pasti.
Mitralogistics, Solusi Pengiriman Cepat Terbaik untuk Bisnis Anda!
Beroperasional sejak 2011, Mitralogistics telah menjadi mitra berbagai bisnis dan perusahaan di Indonesia untuk mengirimkan barang mereka dengan jangkauan seluruh Indonesia.
Dengan tim profesional dan layanan pengiriman lengkap, Mitralogistics membantu Anda mempercepat lead time dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Mitralogistics memastikan setiap proses pengiriman, dari penjemputan hingga tiba di tujuan, berjalan efisien, transparan, dan dapat diandalkan.
Kirim barang cepat dan aman bersama Mitralogistics!
Penulis merupakan SEO Content Writer yang aktif sejak 2023 dan memiliki pengalaman menulis di berbagai platform digital. Melalui kolaborasi bersama Mitralogistics, penulis berfokus menyajikan konten informatif yang ringkas, relevan, dan mudah dipahami seputar logistik serta pengiriman barang.
#BeratBukanLagiMasalah, bersama Mitralogistics yang #BebasKeManaAja.
