Sebagai salah satu momen seasonal paling ramai di Indonesia, momen Ramadan memang jadi peluang emas bagi sektor bisnis FMCG untuk meningkatkan penjualan. Namun, permintaan konsumen yang fluktuatif dalam periode yang singkat menuntut kesigapan operasional logistik yang mumpuni. Tanpa persiapan operasional yang matang, potensi kerugian tentunya jadi lebih besar.
Daftar Isi
Bisnis Anda bisa saja mengalami keterlambatan pengiriman, stok kosong di ritel, hingga kerusakan barang akibat tim internal yang tidak sigap menghadapi volume transaksi tinggi. Untuk mencegah hal tersebut, pelajari cara mengatur operasional logistik FMCG selama Ramadan yang sudah kami rangkum dalam 5 langkah berikut ini.
Panduan Cara Mengatur Operasional Logistik FMCG selama Ramadan
Ada 5 langkah strategis yang bisa Anda terapkan untuk operasional logistik yang aman dan efisien selama Ramadan. Kuncinya, Anda perlu menyeimbangkan manajemen gudang dan SDM dengan strategi distribusi yang direncanakan, serta mengoptimalkan penggunaan teknologi.
1. Perencanaan Stok & Pergudangan
Langkah pertama yang krusial dan wajib dilakukan adalah perencanaan dari sisi inventori atau stok barang. Jumlah stok barang menentukan kelancaran seluruh rantai pasok, seperti seberapa jauh perencanaan pengiriman dari supplier harus dilakukan jauh-jauh hari.
Lakukan Demand Forecasting
Untuk mendapatkan perkiraan stok yang akurat, Anda bisa mulai dari analisis data penjualan Ramadan di tahun-tahun sebelumnya untuk memprediksi permintaan konsumen. Dari situ, Anda bisa menentukan produk mana yang jadi best-seller, mana yang perlu stok lebih banyak dari biasanya, hingga jumlah stok keseluruhan yang perlu diproduksi.
Buffer Stock
Selain prediksi jumlah stok barang, Anda juga bisa memanfaatkan hasil analisis data tersebut untuk memperkirakan jumlah buffer stock atau cadangan produk yang harus disiapkan. Ini penting dilakukan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan yang tidak terduga dan keterlambatan pengiriman bahan baru dari supplier.
Metode FIFO/FEFO
Produk FMCG pastinya memiliki waktu kedaluwarsa, sehingga penataan barang di gudang juga krusial. Mengingat pergerakan barang akan sangat cepat saat Ramadan, Anda bisa terapkan sistem First Expired First Out (FEFO) atau First In First Out (FIFO) agar kualitas barang tetap terjaga.
Optimasi Gudang
Mengelola produk FMCG tidak hanya soal kedaluwarsa, tetapi juga penataan produk fast-moving atau best-seller agar lebih mudah dijangkau atau lebih dekat dengan area pengemasan. Ini penting agar operasional gudang lancar dan minim hambatan saat menghadapi volume transaksi tinggi.
2. Strategi Distribusi & Pengiriman
Setelah memastikan dari sisi gudang sudah aman, kini Anda bisa beralih untuk mempersiapkan sistem distribusi logistik yang adaptif terhadap perubahan perilaku konsumen dan kebijakan pemerintah selama Ramadan.
Manajemen Rute
Ramadan identik dengan pembatasan arus lalu lintas utama bagi truk-truk pengiriman, terlebih di waktu-waktu mendekati mudik. Hal ini kemudian menuntut pengiriman barang melalui rute-rute alternatif. Untuk distribusi yang optimal tanpa kendala keterlambatan, Anda bisa mulai memetakan rute alternatif ini jauh-jauh hari sebelum Ramadan tiba.
Penyesuaian Jam Operasional
Selain memanfaatkan rute alternatif, Anda juga bisa mengakalinya dengan menyesuaikan jam pengantaran, misalnya dilakukan setelah buka puasa atau dini hari menjelang sahur. Selain agar karyawan lebih berenergi dan fokus, strategi ini juga ampuh untuk menghindari kemacetan yang sering terjadi pada siang hari.
Armada Tambahan
Tidak hanya secara sistem, Anda juga perlu menyiapkan armada logistik yang memadai untuk mengantisipasi lonjakan volume transaksi yang membludak. Jika pengadaan armada baru dirasa terlalu membebani operasional, Anda bisa bekerja sama dengan vendor logistik berpengalaman yang dapat menangani fluktuasi pesanan secara lincah.
GPS Tracking
Agar distribusi bekerja maksimal, Anda juga perlu memasang GPS tracking untuk memantau posisi barang dalam setiap pengiriman. Ini penting untuk memberikan transparansi pengiriman kepada konsumen serta memberikan tindakan responsif jika terjadi kendala, misalnya jika terhalang macet GPS bisa menunjukkan rute alternatif baru.
3. Manajemen Tenaga Kerja
Selain fokus pada perencanaan sistem, Anda juga perlu memikirkan alokasi SDM yang tentunya mempengaruhi produktivitas bisnis di tengah volume transaksi tinggi. Berikut 2 hal yang perlu Anda siapkan.
Penyesuaian Shift
Mengingat pekerja Muslim harus berpuasa pada siang hari Ramadan, Anda bisa menyesuaikan kembali sistem shift sesuai beban pekerjaannya. Misalnya, untuk proses pemuatan, pengiriman, dan pengemasan yang menguras fisik, Anda bisa memindahkannya ke waktu setelah berbuka atau menjelang sahur.
Tenaga Kerja Tambahan
Untuk periode puncak yang kemungkinan membutuhkan kemampuan yang lebih lincah dalam memproses pesanan, Anda bisa coba merekrut pekerja musiman untuk bagian penting seperti pengemasan, pengiriman, dan pemuatan barang.
4. Pemanfaatan Teknologi
Pemrosesan pesanan dengan volume tinggi rentan menghasilkan human error, terlebih jika tim internal belum diberikan arahan detail untuk menghadapi situasi tersebut. Pemanfaatan teknologi terkini dapat membantu meminimalisir kendala tersebut, contohnya seperti 2 tools berikut.
WMS (Warehouse Management System)
Teknologi pertama ini dapat membantu Anda memaksimalkan proses perputaran stok barang. Anda bisa mendapat data pergerakan stok terkini, lokasi penyimpanan, jumlah stok di masing-masing cabang, hingga akurasi pengambilan barang.
Aplikasi Logistik/TMS
Selain pemantauan dari gudang, Anda juga bisa menerapkan monitoring yang sama terhadap sistem distribusi yang berjalan dengan Transportation Management System (TMS). Dengan menggunakan teknologi tersebut, Anda bisa mengoptimalkan penjadwalan pengiriman hingga status dan posisi pengiriman dalam satu dashboard.
5. Komunikasi dan Sinergi
Cara terakhir ini adalah tips pamungkas yang dapat menyelaraskan seluruh strategi yang Anda siapkan ke semua lini, yaitu komunikasi yang proaktif. Bagian mana yang paling penting untuk menjalankan komunikasi ini? Berikut penjelasannya.
Koordinasi dengan Supplier
Ketika perencanaan stok sudah diputuskan, Anda perlu segera berkoordinasi dengan supplier untuk memastikan bahan baku sampai ke gudang Anda pada waktu yang ditentukan. Pastikan juga jadwal pengiriman ini sinkron dengan rencana distribusi yang sudah Anda susun.
Customer Service
Bagian ini jadi salah satu garda depan yang krusial perannya, karena divisi ini menghubungkan langsung terkait pesanan dan keluhan konsumen kepada tim internal. Agar operasional berjalan lancar, Anda perlu berikan arahan spesifik bagaimana cara merespons keluhan pelanggan yang baik dan cekatan.
Peran Vendor Logistik untuk Stabilitas Operasional Logistik FMCG selama Ramadan
Volume transaksi tinggi selama Ramadan memang jadi tantangan besar bagi operasional bisnis, terlebih jika bisnis Anda belum memiliki armada logistik yang memadai. Solusinya, Anda bisa bermitra dengan vendor logistik untuk pengiriman barang yang andal.
Kehadiran mitra logistik memberikan jaminan pengiriman yang lebih aman karena ditangani oleh profesional berpengalaman. Mereka juga lebih mumpuni dalam mencapai KPI logistik untuk distribusi bisnis FMCG karena memiliki sistem tracking yang memadai serta lebih lincah dalam mencari rute alternatif dan menangani pesanan dalam jumlah besar.
Kenapa Harus Memilih Mitralogistics?
Jika Anda mencari mitra logistik yang dapat memberikan jaminan-jaminan di atas, Anda bisa andalkan Mitralogistics yang sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun mengirim berbagai jenis barang ke seluruh penjuru Indonesia. Anda bisa pilih layanan Door to Door, Door to Port, Port to Port, hingga Port to Door sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Mitralogistics juga melayani pengiriman B2B dari supplier untuk kebutuhan bahan baku, maupun pengiriman B2C last mile sampai ke tangan konsumen. Kami juga memiliki Customer Service yang super responsif serta sistem tracking yang mumpuni melalui website.
Tunggu apalagi? Hubungi tim Mitralogistics sekarang juga untuk pengiriman barang yang aman selama Ramadan!
Pertanyaan Yang Sering Ditanyakan (FAQ)
Pertama-tama, Anda perlu memberikan pernyataan minta maaf kepada konsumen yang terdampak, kemudian berikan informasi real-time yang disediakan sistem tracking Anda atau vendor logistik dan sertakan alasan terjadinya keterlambatan. Jika memang faktor dari internal perusahaan, coba berikan kompensasi seperti voucher atau sejenisnya.
Sampaikan kepada supplier untuk mengirimkan bahan baku 2-3 bulan sebelum Ramadan. Ini agar Anda masih memiliki waktu untuk memproses bahan baku menjadi produk jadi sebelum Ramadan, yang akan digunakan sebagai ready stock & buffer stock di gudang.
Jika Anda merasa armada logistik bisnis Anda belum memadai, maka solusi terbaik untuk menghadapi lonjakan permintaan adalah bekerja sama dengan mitra logistik berpengalaman. Anda juga bisa memanfaatkan jasa mereka sebagai pendukung proses distribusi Anda yang dilakukan oleh tim berskala kecil.
Andara berpengalaman lebih dari 3 tahun dalam menulis artikel SEO-friendly untuk lintas industri. Di Mitralogistics, Andara berkontribusi dengan memberikan pemahaman mendalam seputar manajemen logistik & operasional dan dampaknya kepada bisnis pembaca.
