Surat Penerimaan Barang serta Prosedur Penerimaan Barang – Menjadi pembisnis pada di zaman ini bukanlah hal yang mudah, terlebih ketika kamu menargetkan atau target pasar ke B2B (business to business). Pada setiap langkah akan di ambil harus melalui pertimbangan yang sangat matang.
Salah satunya dalam melakukan aktivitas pada transaksi pengiriman barang. Dalam melakukan transaksi pengiriman. Pengiriman merupakan salah satu langkah yang harus ada dalam pembuatan surat tanda terima. Pada umumnya, dokumen tertulis tersebut akan dibuat apabila barang atau jasa telah diterima.
Apa sih itu Surat Penerima Barang?
Surat penerima barang atau surat tanda terima merupakan suatu surat atau sebuah tanda bukti yang di kirimkan oleh perusahaan yang terkait dengan penerimaan barang atau jasa di berikan. Surat ini biasanya akan di berikan bersamaan dengan produk dalam suatu jasa pengiriman atau ekspedisi.
Pada umumnya, dokumen ini sangatlah berbeda dengan kwintansi. Lah, apakah perbedaannya? Perbedaannya pada tanda terima yang akan di berikan sebagai tanda jika produk telah di kirimkan. Pada sisi lain, kwintasi merupakan bukti sah pembayaran.
Dalam kata lainnya, merupakan surat tanda terima yang akan di terima oleh pihak pembeli terlebih dahulu. Nah di bandingkan kwitansi (sebab menunggu pelunasan tagihan). Alasan pemberian jenis surat ini merupakan untuk memastikan jika barang atau produk tersebut telah diterima secara utuh oleh costumer atau pembeli.
Pihak penjual tidak perlu lagi memeriksa ulang pada pihak jasa perihal keberadaan produk milik konsumennya tersebut.
Prosedur Penerimaan Barang
Berikut ini merupakan beberapa tahapan prosedur yang di jalankan Mitralogistics pada barang inbound atau barang baru yang akan masuk ke area gudang penyimpanan:
- Staff gudang akan menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan dengan kecocokan data surat jalan yang di terima
- Jika pada data surat jalan tersebut sudah sesuai. Pada selanjutnya akan di lakukan pembukaan segel box truk untuk memeriksa kondisi barang dan jumlahnya. Akan di dokumentasikan berupa video atau foto yang diperlukan saat proses ini berlangsung
- Pada ketidak sesuaian jumlah koli barang dengan data. Surat jalannya tersebut, maka akan di informasikan dan di koreksi bersama pemasok dan staff gudang
- Diperiksa kualiti barang oleh staff QC Incoming
- Barang yang kondisinya tidak baik atau barang rejected akan di lakukan prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku pada kesesuaian instruksi dari pemasok
- Hasil pada inspeksi oleh staff QC mengenai barang kondisi baok atau accepted di laporkan kepada staff gudang untuk di lakukan proses bongkar dan selanjutnya akan di lakukan penyimpanan lokasi yang di siapkan
- Proses input di lakukan penerimaan barang pada sistem dan proses serah terima barang
- Penerimaan pada barang yang cacat stock card beserta detail data dan surat jalannya
Itu merupakan beberapa poin yang umumnya berlaku pada prosedur penerimaan bagi barang yang di masukkan pada gudang. Setiap gudang tersendiri menerapkan prosedur atau kebijakan tersendiri terkait dengan penanganan setiap barang yang akan masuk.
Contoh dari Format Penerimaan Barang
Membuat suratnya sendiri tidaklah sangat sulit. Yang terpentin adalah kamu menyertakan seluruh detail pada transaksi yang di butuhkan, seperti nama produk, kepada siapakah produk itu di terima serta jumlah produknya. Ada beberapa contoh format penerimaan barang:
- tanda penerimaan produk
- terima pelunasan barang tersebut
- penerimaan tanda dokumen inventaris
- terima tanda pinjaman barang
- bukti tanda terima kendaraan bekas
